DocuWare est un éditeur de solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) intégrées par gedly. Grâce à un connecteur dédié, cette GED est compatible avec Sage, l’ERP leader du marché. Découvrez tout le potentiel de cette combinaison pour votre entreprise.
La GED DocuWare simplifie la gestion des documents et le partage d'informations entre collaborateurs. Cette solution fait le lien avec l’ERP Sage pour faciliter des opérations réalisées quotidiennement et travailler plus efficacement. Par exemple :
Voyons cela de plus près.
La combinaison des deux leaders, DocuWare pour la GED et Sage pour la gestion centralisée, promet des améliorations notables sur le flux documentaire et les processus métiers.
DocuWare fait partie des outils de GED intégrés par gedly, le spécialiste de la GED simplifiée pour les entreprises et les collectivités.
Cette solution intuitive de GED et de workflow est utilisée pour gérer le flux de documents, éliminer les tâches les plus chronophages des processus métier et éviter les difficultés associées au partage de dossiers et de répertoires.
gedly, passé maître dans la simplification de la mise en place de la GED, intègre cette solution de manière à la rendre aussi accessible que possible à l’ensemble des collaborateurs.
L’intégration avancée avec des outils familiers contribue à accélérer et à faciliter la prise en main. Les ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré) font partie des outils pouvant être exploités par la GED DocuWare.
L’ERP est une solution de gestion centralisée des processus de l'entreprise. Elle présente des modules dédiés à différents services : comptabilité, ressources humaines, force de vente, logistique… L'interface offre une vue d'ensemble pertinente pour piloter plus efficacement l'activité.
La mise en place d’un ERP demande un certain temps de formation et d'adaptation. La migration d’un ERP à un autre n’est pas une transition aisée. Elle est généralement motivée par des avantages très concrets présentés par une offre alternative. Le gain potentiel justifie alors le coût et le temps investis dans la nouvelle solution.
L’idéal est de pouvoir faire évoluer la gestion de l'entreprise, sans avoir besoin de renouveler l'ensemble de ses logiciels. En combinant son ERP avec une GED compatible, l'entreprise centralise ses documents et ses données pour un accès et une exploitation optimisés. Cette configuration permet d’aller encore plus loin dans l'automatisation des tâches pour renforcer la productivité.
Sage est un outil de gestion complet qui facilite le travail quotidien des équipes. Si, au départ, la solution est dédiée à la comptabilité, elle présente aujourd’hui des fonctionnalités variées pour la gestion RH, commerciale, financière…
La GED DocuWare s’interface avec plusieurs applications ERP Sage, comme Sage 100, pour les petites et moyennes entreprises ou Sage X3 pour les plus grandes structures avec des opérations à l'international par exemple.
Pour les PME, l’ERP Sage 100 reste une solution complète (comptabilité, vente, achat…), mais dans une version adaptée aux besoins et au budget de plus petites structures.
La combinaison de Sage et de DocuWare renforce la cohérence et l'efficacité des processus internes liés à la gestion des documents, des flux d’achats et de ventes.
Quelques exemples.
Avec l’ERP Sage et l’intégration de DocuWare, l'entreprise gagne en fluidité et en productivité sur la gestion des flux documentaires, d'achat et de vente.
Avec le partage de référentiels, les données relatives aux clients et fournisseurs, ou encore les documents commerciaux, sont partagés entre les deux systèmes.
Cela évite à la fois les erreurs et les doublons. L'exploitation des données est plus fluide, et l'automatisation des processus peut se faire sur une base claire et actualisée.
Un bon de commande, une facture, et même un groupe de documents peuvent être sélectionnés depuis la gestion commerciale Sage, et envoyés vers le logiciel. Les documents peuvent alors être classés, indexés et consultés à tout moment dans DocuWare.
Plus généralement, la solution combinée permet de capturer les documents depuis les applications d'automatisation et d'optimisation des processus d'achat et de vente.
Pour la gestion du flux achat, la combinaison de DocuWare et de Sage peut par exemple simplifier le traitement des non-conformités grâce au rapprochement automatique entre les factures et les réceptions.
Les écritures comptables associées sont générées directement dans la solution Sage correspondante : Sage compatibilité pour les frais généraux ou Sage gestion commerciale pour gérer les commandes. La gestion financière est ainsi simplifiée et le risque d’erreur est réduit.
Pour optimiser le processus de validation des paiements, le workflow de BAP génère l’écriture comptable dans Sage Compta. La connexion avec Sage Moyen de paiement garantit que les conditions préétablies aient bien été respectées pour valider le paiement. Cette optimisation permet notamment d'accélérer les délais et d'améliorer la relation client fournisseur.
Plusieurs fonctions simplifient la gestion des flux associés aux ventes : le stockage et l'accessibilité des documents commerciaux, la signature électronique du devis, la complétude automatique de dossier de vente… La mise à jour des données et leur accessibilité par les différents services compétents permettent aussi d'améliorer la relation client.
L’équipe commerciale consulte des informations actualisées en temps réel et en toute fluidité entre les deux solutions d’un système centralisé. La force de vente a ainsi les moyens d’être plus réactive et de proposer des solutions plus pertinentes grâce à un flux d'informations mieux maîtrisé.