L'obligation de facturation électronique embarque toutes les entreprises. Les échéances diffèrent, mais à terme, toutes devront établir, émettre et recevoir des factures au format électronique. Cela implique des changements organisationnels majeurs. gedly, fournisseur de solutions de GED (Gestion Electronique de Documents), vous aide à franchir le pas !
La loi de finances pour 2020 a introduit l'obligation de facturation électronique. Les structures visées doivent pouvoir émettre et recevoir des documents créés au format électronique. Cela suppose l'évolution des méthodes et des outils de travail pour les entreprises et les entités avec lesquelles elles font affaire. Pour laisser à chacun le temps de s'adapter, l'obligation se déroule en plusieurs temps.
Elle contraint tout d’abord les entreprises qui envoient leurs factures à une structure du secteur public. La facture électronique est alors transmise sur la plateforme Chorus Pro, un portail dédié à ces échanges entre l'administration publique et les acteurs privés.
À terme, la facturation électronique obligatoire doit concerner l'ensemble des échanges inter-entreprises. Toutes les entreprises assujetties à la TVA seront ainsi progressivement embarquées dans cette démarche de dématérialisation :
Cette stratégie échelonnée permettra aux différentes catégories d'entreprises de s'adapter progressivement aux changements induits par cette nouvelle réglementation.
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En savoir plusLes grandes entreprises sont les premières concernées par cette obligation. L’année suivante, ce seront les entreprises de taille intermédiaire (ETI) puis les TPE-PME et les micro-entreprises. La question n’est donc pas « si », mais « quand » votre structure sera-t-elle concernée et comment s’y préparer ?
À compter de la date d’entrée en vigueur de la nouvelle législation, l'original d’une facture devient le format électronique.
Les entreprises doivent donc s’équiper en conséquence. Finis les placards d'archives remplis de documents papiers. Vos originaux doivent impérativement être stockés selon les règles de l’archivage électronique. Les factures émises ou réceptionnées sur support informatique doivent être conservées au format électronique pendant 6 ans à compter de la date d'établissement du document.
Des précisions concernant la sécurisation, l’envoi et les conditions de conservation de la facture seront apportées par décret.
L’échange de factures entre assujettis à la TVA pourra être simplifié par le recours au Portail Public de Facturation (PPF). Le PPF propose essentiellement les mêmes fonctionnalités que Chorus Pro, mais adaptées aux échanges inter-entreprises à l'intention de l'administration publique.
Cela signifie que vous avez la possibilité de passer par un autre prestataire, privé, pour émettre et recevoir les factures électroniques. Ces prestataires sont appelés «PDP», pour Plateformes de Dématérialisation Partenaires et «OD», Opérateurs de Dématérialisation. Il s’agit d'entités privées, habilitées par l'Etat à gérer les documents dématérialisés de l'entreprise.
Au sein du PPF, les PDP offrent des solutions optimisées pour la gestion, l'émission, et la réception des factures électroniques, garantissant la fluidité et la sécurité des transactions sans devoir se connecter au PPF. Parallèlement, les OD se spécialisent dans la conversion automatique des documents physiques en formats numériques. En optant pour une solution comme celle proposée par gedly, un OD, le client est libéré de la nécessité de se connecter manuellement au PPF, bénéficiant ainsi d'une intégrité de données, d'une pérennité des informations et d'un gain de temps considérable
gedly propose aux professionnels des solutions simples pour piloter leur transition digitale et gérer leurs activités au quotidien.
La facture électronique obligatoire est l'opportunité de réduire les coûts de gestion, de fiabiliser ses processus et de libérer du temps pour les collaborateurs. Cela suppose une phase d'identification des besoins en solution digitale qui vont bien au-delà de l'émission/réception de factures.
Dans le secteur de la santé par exemple, l'hébergeur de données doit être certifié 27001 et HDS. Dans le domaine des transports, les questions de traçabilité sont particulièrement sensibles. Immobilier, industrie, commerce, BTP… Tous les métiers suivent le fil des évolutions réglementaires applicables à leur secteur.
gedly leur propose des solutions ciblées et des fonctionnalités à ajuster selon les besoins de leur structure. Vous êtes artisan du bâtiment ? Le logiciel gedly vous permet d’envoyer vos factures électroniques directement vers le portail Chorus Pro. Mais cela ne s'arrête pas là. L’outil répond aussi à votre besoin en mobilité et vous aide à accélérer les processus comptables et administratifs grâce à l'automatisation.
Vous avez des questions sur les aspects techniques et réglementaires autour de l'obligation de facturation électronique ? Vous recherchez un moyen simple, rapide et efficace pour passer au tout digital ? L’équipe gedly vous conseille et vous accompagne dans cette transition.