Un duplicata de facture conforme a la même valeur qu’un original. Sa conservation, selon les délais légaux, donne à l'entreprise les moyens de retracer la transaction commerciale, de justifier l’opération comptable et d’être en règle en cas de contrôle de l'administration fiscale.
Le duplicata est le second exemplaire d’un document original. Il s'inscrit dans la suite logique du « primat », le premier, du « duplicata », le deuxième, et du « triplicata » le troisième.
Contrairement à la copie, le duplicata est un original. Ce document a la même valeur que le premier. Il est régulièrement édité et transmis en remplacement du document d'origine à la suite d’un vol, d’une perte ou d’une détérioration.
Le duplicata de facture sert de justificatif comptable, commercial, légal et fiscal au cas où la facture originale ne serait plus accessible.
La facture est un document établi par le vendeur ou le fournisseur. Elle est généralement délivrée au moment de la livraison d’un bien ou de la réalisation d’une prestation de service. Cette note donne aussi des détails sur ladite prestation ou sur la marchandise ainsi que sur les conditions de vente.
Si le document est perdu, volé ou détruit, la demande de duplicata de facture se fait naturellement auprès du vendeur ou du fournisseur.
La demande du duplicata de facture peut être simple et rapide, ou plus complexe selon le type de facture et la politique de l'entreprise.
S'agissant d’une démarche en ligne pour l'obtention d’un duplicata numérique, le document conforme à l'original pourra être téléchargé depuis une plateforme.
La création d’un duplicata au format papier et son envoi par courrier postal ne pouvant pas être automatisés, le processus risque de prendre plus de temps.
Dans tous les cas, il faudra présenter des éléments justifiant de l'identité du demandeur et de la transaction (reçu, opération bancaire, numéro de facture, numéro de client…).
Le duplicata de facture est payant dans la mesure où il ne s'agit pas d’une simple copie, mais d’une reproduction officielle du document. Un fournisseur d'énergie peut par exemple facturer la demande de duplicata de facture exceptionnel ou permanent.
La généralisation de la facturation électronique pour les opérations réalisées entre les assujettis à la TVA devrait permettre aux entreprises d'éviter ces frais à l’avenir.
Une authentique facture électronique conservée dans les conditions prévues par la réglementation est toujours disponible dans un format valide et reconnu par l'administration fiscale.
La facture est une pièce justificative obligatoire qui se révèle très utile dans différentes situations :
Toute facture manquante doit donc être rapidement détectée et faire l'objet d'une demande de duplicata de facture fournisseur.
En cas de litige sur un produit ou une prestation, les détails reproduits sur le duplicata de facture permettent de faire la lumière sur les conditions commerciales de vente ou de fourniture de services : les délais, les quantités, l’adresse de livraison…
Le duplicata d’une facture fournisseur acquittée prouve que la somme due a été intégralement réglée et justifie ainsi les entrées et les sorties du point de vue du comptable.
Enfin, le duplicata est une pièce tout à fait valable en cas de contrôle fiscal à condition de respecter les règles qui s'appliquent à ce format.
Le duplicata de facture répond au même cadre que celui de la facture originale, avec la possibilité d’une mention spéciale relative à son caractère dupliqué.
L’article 289 du code général des impôts prévoit que tout document assimilé à une facture (comme une rectification de facture) doit comporter les mentions obligatoires fixées par décret en Conseil d’État. Il s’agit notamment des éléments permettant d'identifier les parties, de définir les biens livrés ou les services rendus et de connaître le montant de la taxe sur la valeur ajoutée.
Les duplicatas ne dérogent pas à la règle et reprennent obligatoirement tous les éléments de la facture initiale, mais sans modification. La différence avec la première facture est la mention : « duplicata de la facture n°X », « duplicata délivré à la demande de X » …
Lorsque que le fournisseur relance ses clients pour impayé, il peut émettre un duplicata assorti d’une autre mention spécifique.
L’article 272 du code général des impôts exige une rectification de facture qui prend la forme d’un duplicata. Cela concerne les factures totalement ou partiellement impayées. Auquel cas le montant indiqué dans le nouveau document doit être celui de la facture initiale et doit obligatoirement différencier le prix net et le montant de la TVA.
Dans cette situation, le duplicata de la facture initiale comprend la mention suivant « Facture impayée pour la somme de X euros (prix net) et pour la somme de X euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction (art. 272 du CGI) ».
Cette précaution permet à l'entreprise de récupérer la TVA sur une créance irrécouvrable et de justifier, grâce au duplicata, la déduction en cas de contrôle fiscal.
Dans le cas d’une facture électronique, c’est-à-dire d’un document initialement créé au format numérique, le duplicata peut être un document électronique. Dans les faits, une facture électronique a une validité officielle permanente. L'original numérique peut être transféré, téléchargé et déposé sans perdre sa validité, à condition de respecter le cadre réglementaire applicable à ce type de document. Autrement dit, avec la facture électronique, il n’est plus utile de produire des duplicatas.
Une vraie facture électronique est un document qui été initialement créé au format numérique. La copie numérisée d’une facture papier n’est pas une facture électronique, et n’est pas non plus un duplicata. Sa transmission et sa réception se font aussi au format dématérialisé. Cela garantit la conservation des données sous forme structurée permettant de vérifier l'authenticité du document. Ce sont ces données qui le différencient d'une simple facture au format PDF, et par extension d'une facture papier.