Pour stocker ses données dans un environnement sécurisé, il faut en maîtriser les différentes composantes, depuis la récupération des données en vue du stockage, jusqu’aux différentes actions utilisant des données stockées.
La sécurisation du stockage des données de l’entreprise commence par la maîtrise des informations disponibles au format papier. Celles-ci doivent pouvoir rejoindre le système de stockage de données informatiques de l’entreprise.
geldy vous accompagne dès l’étape fatidique de la numérisation de données existantes grâce à des modules d'intelligence artificielle. Ces technologies sont aussi connues sous le nom de :
Ces outils vous aident à identifier le document et à en relever les informations clés pour le stockage et l'exploitation dans l’univers centralisé et sécurisé de la GED.
Un classement pertinent doit vous permettre de remettre la main à tout moment sur l’information dont vous avez besoin. Les modules intelligents de lecture, d'extraction et de classification automatique évitent la perte d'information due aux erreurs de classement.
Pour indexer correctement les documents, il faut rendre l'information exploitable grâce aux métadonnées : date de création, nature du document, auteur… L’indexation documentaire permet ainsi d'organiser de flux de données de l'entreprise.
En quoi cette organisation contribue-t-elle à la sécurisation du stockage de données d'entreprise ? C’est très simple. Plus l'organisation de votre base de données est précise, plus vous pouvez affiner les restrictions d’accès.
Avec le stockage de données d'entreprise dans un système de GED, il est possible de définir des conditions d’accès restreintes à certains profils d'utilisateurs et limitées à certaines actions :
Certains profils peuvent bénéficier de conditions d’accès très souples. Les niveaux de permissions inférieurs peuvent se limiter à la simple consultation et interdire l’accès à certains types de documents.
La GED permet aussi d’aller plus loin sur le terrain de la sécurité grâce au suivi des actions menées sur l'ensemble des documents.
Lorsque le stockage de données de l’entreprise se fait au format papier dans une salle d’archivage dédiée, vous n’avez pas les moyens de savoir qui a fait quoi, sur quels documents et à quel moment. Même en conservant et en visionnant des milliers d’heures de vidéosurveillance, rien ne garantit que vous puissiez répondre à toutes ces questions.
Avec la GED, retracer l'historique des actions sur un document n’a rien de contraignant. Vous pouvez même mettre en place des alertes en cas d’ajout d’un document ou de modification d’une information.
Les accès restreints sont aussi un moyen de respecter le droit à l'information et la confidentialité des données personnelles. Le traitement des données personnelles et le respect du RGPD en la matière sont de la responsabilité du représentant légal de l'entreprise.
La création d’un fichier client est une forme de traitement des données personnelles. La gestion des bulletins de salaire en fait aussi partie. Le stockage de ces données pour l’entreprise revient en effet à traiter des informations personnelles (noms, prénoms, coordonnées, rémunération, congés...).
Le cryptage de données vient encore sécuriser la gestion électronique des documents en empêchant toute fuite indésirable lors de la transmission par exemple.
Avec des données cryptées, le risque de divulgation d'informations sensibles par le vol ou la perte de document est encore réduit.
De fait, le cryptage contribue au bon fonctionnement des restrictions d’accès, puisque cette protection rend les données illisibles pour les utilisateurs non autorisés.
Le cryptage sécurise aussi le stockage sur serveur distant ou dans le cloud proposé par les prestataires de GED.
En théorie, le stockage des données pour l’entreprise peut se faire sur des serveurs hébergés n’importe où. Dans la pratique, pour un stockage sécurisé, l’hébergement doit se faire dans un pays européen et idéalement en France pour une entreprise française.
Avec gedly, vos données sont stockées en France et répliquées sur des serveurs distants. En cas d'incident sur un centre de données, le système d'information de l'entreprise est maintenu à disposition. Cela garantit une meilleure continuité et une reprise de l'activité plus efficace qu’avec une externalisation simple de la sauvegarde des documents et des informations de l'entreprise.
Avec des données hébergées en France, vous gardez le contrôle sur les informations confidentielles de l'entreprise, même si votre contrat avec le prestataire arrive à échéance.
Si vous souscrivez une offre auprès de gedly et que votre contrat s’arrête, vous pouvez, soit le renouveler, soit partir avec vos données.
La loi française impose aux hébergeurs situés en France la restitution des données stockées aux propriétaires.
Les conditions de stockage de données informatiques d’entreprises peuvent ainsi sécuriser l'information, ou au contraire constituer une porte d’accès à des données confidentielles. Il faut donc prendre le temps de comparer les solutions et se tourner vers un partenaire de confiance.