Chaque facture comptabilisée en note de frais est conservée pendant la durée légale imposée. Les organismes de contrôle se montrent intraitables en cas d'absence de justificatifs. Le cadre réglementaire très strict se modernise, permettant aujourd’hui aux entreprises de conserver ces preuves au format dématérialisé avec la GED.
Depuis l'entrée en vigueur de l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises peuvent dire adieu au format papier pour la conservation de leur note de frais. Le texte applicable depuis le 1er juillet 2019 prévoit en effet la possibilité de dématérialiser ses documents administratifs.
La conformité de cette démarche est encadrée par l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale : “Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.”
L’arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des documents en référence à l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales. L'objectif étant la reproduction à l'identique du support afin d'obtenir une copie conforme à l'original. Le document doit rester disponible et lisible pendant toute la durée de conservation légale.
Les employés peuvent être amenés à avancer, sur leurs propres deniers, des frais liés au fonctionnement de l'entreprise. Ces frais professionnels ouvrent droit à un dédommagement sous forme de remboursement, d’allocation ou de déduction forfaitaire.
L'addition d'un repas au restaurant, les frais kilométriques liés aux déplacements ou encore les reçus d'hébergement font partie des frais professionnels régulièrement couverts par l'entreprise. Pour rembourser ces montants, l’employeur doit démontrer que le salarié a effectivement engagé ces frais pour le compte de l’entreprise. Il doit également être en mesure de justifier de la réalité de ces frais.
Jusqu'au 1er juillet 2019, cela supposait la conservation de justificatifs papier. Les limites de ce mode de conservation sont bien connues des entreprises. Selon une étude menée par SAP Concur, la gestion des documents et des notes de frais entraînerait une perte de temps estimée à une demi-heure par mois par plus de 40 % des collaborateurs interrogés.
Une étude de la Global Business Travel Association a quant à elle révélé le coût moyen du traitement d'une note de frais. Pour une nuit d'hôtel, le seul coût de traitement pour l'entreprise est estimé à 53 €. Par ailleurs, de nombreuses notes comportent des erreurs : environ 20 % selon cette même étude. Or, chaque faute entraînerait un retraitement important de près de 20 minutes pour un surcoût évalué à 48 €.
Plus les processus de gestion sont complexes, plus ils sont coûteux. La note de frais mobilise les équipes sur des tâches à faible valeur ajoutée :
Le format papier tend à alourdir les processus depuis la rédaction de la note, jusqu’à ses conditions de conservation.
La dématérialisation de la note de frais permet de gagner en précision, d'accélérer les délais de traitement et de mieux contrôler son budget.
La note de frais dématérialisée constitue un support plus fiable et plus adapté à la manipulation et à la consultation du document par différentes personnes dans l’entreprise. La facture dématérialisée est plus simple et plus rapide à transmettre. Les informations sont traitées avec davantage de précision et les délais de remboursement peuvent être raccourcis.
La suppression du papier permet d’éviter des frais importants en commandes de feuilles A4 et de cartouche d'encre. La facture d'impressions est allégée. Le traitement numérique libère également du temps pour toutes les équipes investies dans ces processus. La création, le partage et l'archivage des documents au support numérique sont moins laborieux, moins chronophages et nécessairement moins coûteux.
Avec des données faciles à manipuler, l’entreprise peut effectuer des projections plus fiables sur la base des informations collectées au format dématérialisé. L'évolution des dépenses est plus juste et permet une meilleure maîtrise du budget à long terme.
Rembourser vos collaborateurs n’a jamais été aussi simple avec gedly. Nos solutions de dématérialisation par métier et secteur d’activités s'adaptent à tous vos besoins de gestion.
Pour les services comptables, la gestion électronique des documents (GED) permet de lire, de reconnaître et de classer les documents en fonction des informations qu’ils contiennent. Les notes de frais sont reconnues et l’outil crée les écritures comptables une fois les frais affectés.
Ces informations peuvent être consultées facilement et à tout moment par le manager. Une interface intuitive permet la validation et le traitement de la demande de note de frais. La dématérialisation évite ainsi les erreurs de saisie ou de classement et facilite l’accès à l'information.
De leur côté, les employés profitent d’une application de gestion électronique des documents adaptée à leur quotidien en déplacement. Les factures peuvent être simplement photographiées avec un smartphone et soumises immédiatement à l'entreprise via l'appli mobile.
La réactivité et la simplicité de la solution GED accélèrent les démarches des salariés et allègent le travail des services comptables. La vision par le responsable est complète et immédiate, ce qui permet à l'entreprise de mieux calibrer son budget.
