Vous avez entendu parler du coffre-fort électronique, mais quelles seraient ses applications concrètes dans votre entreprise ? On revient sur les avantages de cette solution d'archivage et sur des exemples d'utilisation du coffre-fort numérique gedly.
Le coffre-fort numérique est un espace virtuel sécurisé pour le stockage des documents de l'entreprise et de ses salariés.
Il s'agit également d’un outil d'amélioration des performances de l'entreprise et de maîtrise de l’impact environnemental de ses activités.
C’est d'ailleurs en ce sens que la loi El Khomri de 2016, pour la modernisation du dialogue social et la sécurisation des parcours professionnels, a encouragé son déploiement en France.
Tous les documents dématérialisés comportant des données sensibles et confidentielles peuvent être stockés dans un coffre-fort virtuel pour une durée préalablement définie par l’entreprise.
Les documents administratifs appartenant à l’entreprise ont toute leur place dans un coffre-fort électronique : extrais Kbis, factures, contrats… Les informations sensibles de l'entreprise sont conservées dans des conditions optimales de sécurité et d'accessibilité.
Vous pouvez aussi y déposer les documents des collaborateurs : bulletins de salaire, contrats de travail… La confidentialité de ces données est garantie et même améliorée par rapport aux conditions d’archivage classiques. L’accès restreint à l’espace personnel en ligne permet à l'entreprise de respecter ses obligations RGPD (Règlement général sur la protection des données).
Sécurité, confidentialité, accessibilité… Nous avons déjà un aperçu des avantages de l’e-archivage. Pour mieux saisir tout le potentiel de cette solution, prenons l'exemple du stockage des bulletins de paie dans le coffre-fort numérique gedly.
Chaque collaborateur a accès à un espace personnel sécurisé. Dans cet espace, le salarié retrouve ses fiches de paie dématérialisées, mais aussi son contrat de travail, le règlement intérieur et tout autre document fourni par l'entreprise. Il est libre de les consulter et de les télécharger.
Le coffre-fort numérique est accessible 24h/24, 7j/7, depuis n’importe quel support connecté compatible : PC, tablette ou smartphone. Difficile de faire mieux avec une solution d’archivage traditionnelle.
Le bulletin de salaire électronique, émis par l'entreprise et mis à la disposition du salarié dans son espace personnel, est un original électronique. Ce qui signifie qu’il est incontestable et opposable dans le cadre d'échanges avec des organismes officiels (établissement bancaire, caisse de retraite…).
Le coffre-fort numérique simplifie certaines tâches des ressources humaines. La recherche et l’accès sont facilités. La distribution et l'archivage de la fiche de paie peuvent être automatisés. Conformément à la loi El Khomri, la conservation est assurée pour 50 ans avec signature électronique et horodatage du document.
Pour l’entreprise, la mise à disposition de bulletins de salaire au format numérique dans un coffre-fort électronique permet d’agir sur les coûts d'impression, les frais d'affranchissement et les contraintes de stockage.
C’est aussi un plus pour l’image de l'entreprise. En passant au tout digital et en adoptant une GED responsable, elle peut réduire sensiblement son empreinte carbone. Avec gedly, vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés hébergés en France et mutualisés afin d’optimiser la quantité d’énergie consommée par chaque entreprise.
