Même numéro, même principe, moins de contraintes : découvrez les avantages du fax version digitale !
Le fax a encore du potentiel dans les petites et les grandes structures avec sa dernière version numérique.
Pas besoin de prévenir vos clients ou de modifier vos documents, vos en-têtes et vos signatures. Le fax dématérialisé reprend les numéros existants.
Le fax dématérialisé arrive directement sur la boîte mail. Vous pouvez donc utiliser votre outil de messagerie électronique habituel pour consulter les fax reçus et envoyer vos propres fax à différents destinataires.
Ce procédé permet de supprimer la consommation de papier pouvant être évitée quand on possède les outils utiles au traitement de l'information dématérialisée.
Les télécopieurs ne sont pas les équipements les plus discrets du bureau. Encombrants et peu esthétiques, ils occupent une place désormais jugée comme disproportionnée par rapport au service rendu.
Le fax a plus de 150 ans. Sa dernière version dématérialisée ne constitue qu’une évolution de plus autour d’un concept qui n’en finit pas de séduire les professionnels.
Le fonctionnement du fax est ingénieux. Sa première version est mise au point dès le milieu du XIXe siècle. Elle n’aura de cesse d’être améliorée jusqu’au pantélégraphe mis en service en 1861 et qui sera notamment utilisé pour la transmission de dépêches entre Paris et Lyon.
L'utilisation de l'appareil est assez complexe et requiert un technicien ou du personnel spécialement formé. Ce n'est qu'à partir des années 1960 que le fax devient accessible et se diffuse très largement dans les entreprises, et aussi chez les particuliers.
Dans les années 1980, le fax et le minitel sont les derniers bijoux de technologie à la mode. Toutes les entreprises modernes en sont équipées. Le téléphone fax leur permet notamment d'échanger des contrats, des factures, des commandes, des rapports et tout type de document facilement et sans délai.
Le fax utilise les lignes téléphoniques classiques pour transmettre une image numérisée et convertie en signal audio. Ces signaux reçus par l'appareil de destination sont convertis en points d’image afin de retranscrire le contenu du document original. L’image recréée est ensuite tout simplement importée sur le papier.
Loin de tomber en désuétude comme le minitel, le fax continue d’être utilisé par les entreprises pour la transmission d'informations sensibles et confidentielles. Pourquoi ? Parce que la transmission est directe. L'information ne transite pas par des serveurs externes, elle passe sans détours d’un fax à l’autre.
Par ailleurs, puisqu’il s'agit d’une reproduction d'image, il est possible de faxer un document signé à la main. Sa valeur juridique est reconnue et la confirmation de réception est aussi un avantage dans le cadre de la relation commerciale.
Aussi pratique soit-il, le télécopieur demande un certain entretien (maintenance et réparation). Il doit être alimenté en papier et en encre. À défaut, la réception et l’émission d’information sont compromises.
Pour pallier ces problèmes, le fax dématérialisé fait son entrée dans le monde de l’entreprise. Il permet une traçabilité optimale, mais sans l'imposant télécopieur gourmand en consommables.
L'émetteur du fax peut surveiller la progression jusqu'au destinataire. Il est ainsi mieux renseigné sur l’état réel de la situation. L’information a-t-elle été perdue en cours de route ? Les hypothèses peuvent être facilement vérifiées grâce au fax.
Comme son ancêtre diffusé sans risque par les lignes du réseau téléphonique, le fax électronique obéit à un procédé de transmission parfaitement sécurisé.
Le fax électronique peut être reçu et traité par l’outil de gestion électronique des documents (GED) mis en place dans l'entreprise. Les données reçues par fax rejoignent ainsi la plateforme d'informations centralisées.
Ces documents peuvent être classés automatiquement, consultés et retrouvés facilement en utilisant un moteur de recherche multicritère. Au lieu d'ajouter le document de télécopie imprimé à un dossier papier, son contenu peut être géré sous forme de fichier contenant des données structurées pour faciliter toutes les étapes de la gestion.
Avoir l’option fax intégrée à sa GED permet de basculer d’un moyen de transmission à l’autre facilement, sans avoir à changer d’appareil. Cela renforce par exemple l’efficacité des équipes de prospection commerciale qui gagnent en flexibilité sans perdre en fluidité.
De plus, les informations utiles à la rédaction du document à envoyer sont directement disponibles, comme pour l’envoi d’un courrier depuis l’outil de messagerie électronique.
Les entreprises qui fonctionnent beaucoup avec la télécopie ont été progressivement forcées de franchir le pas vers le fax dématérialisé. Le fonctionnement du fax d'origine dépendait du réseau téléphonique commuté (RTC).
Autrement dit, des lignes téléphoniques fixes reliant le poste d’un abonné à un commutateur du réseau public. Dans ce modèle qui a fait naître les indicatifs régionaux que nous connaissons aujourd'hui, les deux interlocuteurs sont mis en relation par une paire de fil de cuivre.
Or, ce réseau RTC est progressivement mis hors service et remplacé par son alternative numérique. La transition est quasiment terminée pour les entreprises du territoire, même si en théorie la suppression définitive des lignes du RTC est prévue pour 2030.
Comme tant d'autres outils, le fax se transforme et s'adapte au nouvel environnement digitalisé des entreprises. Son utilisation se simplifie et s’intègre désormais à un écosystème connecté et intelligent. Le fax dématérialisé a encore de beaux jours devant lui.