La gestion des congés en ligne est un levier puissant de simplification pour les salariés et le pôle RH. Le traitement des demandes est accéléré et l'entreprise a une meilleure visibilité sur la disponibilité des effectifs. Elle peut alors anticiper les situations de conflits organisationnels et relationnels pouvant affecter sa productivité.
La simplicité, la rapidité et la traçabilité sont les trois avantages de la demande de congé en ligne par le salarié.
Avec un outil de gestion électronique des documents (GED) intégrant la fonctionnalité calendrier des congés, faire sa demande ne prend que quelques secondes. Cette solution fait partie du Pack RH proposé par gedly, l’intégrateur de GED qui simplifie la transition numérique des entreprises.
L'accessibilité de la démarche favorise le dépôt anticipé de la demande du salarié. D’autant plus que celle-ci pourra être modifiée, voire retirée, tout aussi facilement. Or, plus les demandes sont déposées tôt, plus il devient facile d’adapter l'organisation du travail.
Quand la demande de congé est déposée sur la plateforme en ligne, le salarié sait qu’il a fait le nécessaire. Il n’a plus qu'à attendre le retour de l'employeur. En cas de problème, il est toujours possible de montrer que la demande avait bien été déposée.
Cette transparence est la base d’une relation de confiance. Quand les processus ne sont pas clairs ou non traçables (demande orale, fichiers et destinataires multiples…) la confusion règne. Le risque de s'adresser aux mauvais interlocuteurs via le mauvais support augmente. Ces situations sont une source de frustrations, côté salarié, et d’imprévus, côté RH.
L'immédiateté, la visibilité et le gain d’efficacité sont les trois atouts de la gestion des congés en ligne pour les services RH.
Quand les demandes sont déposées en ligne dans le cadre d’un processus de GED, les personnes concernées sont immédiatement notifiées. Le planning des congés est ainsi facilement tenu à jour.
Un calendrier actualisé en temps réel est le meilleur moyen de surveiller la disponibilité des ressources humaines aux différentes périodes stratégiques de l'année. Y a-t-il suffisamment de personnes aux postes clés pour le pic d'activité de la rentrée ? Les managers seront-ils tous présents pour le cycle de réunion qui s’annonce ?
Une gestion éclairée permet de mieux ajuster les ressources humaines aux besoins réels de l'activité, et ainsi d'appliquer une politique d’absences et de congé à la fois plus juste et plus efficace.
Cette politique plus juste et plus efficace est déterminante dans la relation avec les salariés. Les congés cristallisent les attentes et les besoins des employés tant sur le plan professionnel que personnel.
Des congés refusés tardivement peuvent affecter l’équilibre entre la vie de famille et la carrière. Des congés non sollicités, par découragement ou par manque de temps, sont un facteur d'épuisement professionnel (le burn-out).
Par ailleurs, le défaut de positionnement affirmé de la part de la direction peut entraîner des conflits entre les salariés et miner la cohésion d’équipe qui contribue au bien-être au travail et à la productivité.
Une demande de congé faite en ligne contient toutes les informations utiles pour arbitrer entre telle ou telle requête. Les solutions de gestion de congés en ligne permettent de solutionner un type d'absence : congé payé ou sans solde, congé maladie, congé relatif à un événement de la vie personnelle (mariage ou PACS, décès…).
Quand vient le moment de valider les congés, le service RH sait de quel type de congés il s’agit. Si la demande avait été formulée à l’oral, l'employé aurait sans doute fourni plus de détails, mais ici la concision est plus importante que la quantité d'informations.
Pour un congé parental, la demande en ligne permet de s’assurer que le motif de l'absence est bien connu. Même si le personnel RH ou la direction devait changer entre-temps, l’info n’aura pas été confiée à un individu, mais à la plateforme accessible à tous les utilisateurs autorisés.
Pour encourager la demande de prise de congé, il faut parfois faire évoluer les règles de priorité en la matière : ancienneté, charge de travail, enfant scolarisé à charge, temps écoulé depuis le dernier congé…
La mise en place d’une solution de GED permet d’accéder facilement à toutes les informations clés : les dossiers du personnel, le calendrier des congés et événements passés et à venir, la nature des absences… De leur côté, les salariés sont généralement plus enclins à faire une demande de congé en ligne par rapport à une requête plus solennelle en personne ou plus contraignante avec des outils peu intuitifs comme un fichier Excel partagé.
Or, un salarié qui prend des vacances est mieux reposé et potentiellement moins sujet aux troubles à l'origine de l'absentéisme (perte de motivation, fatigue, difficulté de concentration...). Pour l’employeur, les congés multiples validés et prévus de longue date sont bien moins douloureux qu’une seule longue absence imprévue.
Tout l'intérêt de la demande de congé en ligne augmente avec le nombre d'employés. Dans une toute petite structure, la tenue d’un fichier Excel peut suffire et présente l’avantage d’être entièrement gratuite. Il faut toutefois être extrêmement scrupuleux, car toute erreur peut bouleverser l'organisation de l'entreprise. Cela peut être une erreur de saisie, une suppression accidentelle de données, un oubli.
À mesure que la structure grandit, il devient de plus en plus difficile de gérer un planning au format Excel. Le problème se pose pour tous les processus de l'entreprise, comme la facturation avec un nombre de clients toujours plus important. Les solutions de demande de congé en ligne mises en place dans le cadre de la GED intègrent un environnement digital constamment synchronisé. Les intéressés sont systématiquement avertis (demande, annulation, refus, validation...) et des rappels peuvent être mis en place afin de mieux piloter sa politique de congés.