Pour s'inscrire dans l'avenir et valoriser leur Histoire, les entreprises ont tout intérêt à basculer rapidement vers l'archivage au format digital. On revient sur les bonnes raisons de numériser son patrimoine et sur l'art et la manière d’exploiter ses archives dématérialisées.
Numériser son patrimoine demande un certain investissement en temps et en ressources humaines et financières. Si de plus en plus d'entreprises franchissent le pas, c’est que l’archivage électronique permet de s’inscrire dans l’avenir et de rester compétitif.
La recherche documentaire est plus simple et plus rapide avec l'archivage électronique. Vous pouvez passer d’une bibliothèque de données à une autre, sans délai et sans effort. Toutes les ressources de l'entreprise sont à portée de clic.
Cet accès simplifié vous permet de mieux cerner le potentiel de vos archives et de valoriser votre historique. Une bibliothèque d'archives peut être un témoin de la construction d’un savoir-faire unique et des valeurs qui ont porté l'entreprise au fil des années et des décennies.
L’archivage électronique des documents facilite le travail en équipe. Les collaborateurs peuvent retrouver et échanger les informations en un rien de temps et travailler sur une base commune. L’archivage administratif permet de gagner en précision et d’être plus productif sur tous les travaux collaboratifs.
La facilité de partage du support numérique améliore la qualité de la communication en interne. La transmission du document source permet de réduire le risque d’erreur ou de faute d'interprétation. Les échanges en externe gagnent eux aussi en précision et en clarté ce qui limite les allers-retours inutiles et améliore la productivité.
Les archives numériques sont aussi un moyen de mettre l'historique de l'entreprise à l'abri. Les archives papier peuvent disparaître dans un incendie, ou devenir inexploitables à la suite d'une inondation ou d’un dégât des eaux. Le vol des archives physiques est un autre danger qui touche plus particulièrement aux documents de valeur. Les supports dématérialisés peuvent aussi faire l’objet de convoitises malveillantes, mais les coffres-forts numériques offrent un niveau de sécurité supérieur.
En basculant vers le stockage dématérialisé, vous réduisez considérablement la place réservée à l'archivage des papiers. Par ailleurs, les copies fiabilisées pourront, dans certains cas, vous permettre de supprimer le document papier et donc de faire le ménage dans vos archives physiques.
L’utilisation d’un logiciel d’archivage est aussi un moyen de préparer et de fluidifier la cession d'entreprise. L'inventaire est déjà constitué et votre historique est valorisé auprès des éventuels repreneurs. Le patrimoine étant déjà numérisé, cela vous permet également de finaliser plus rapidement un dossier de cession.
La durée légale de conservation des documents évolue selon leur nature. La durée de stockage des documents fiscaux est de 6 ans. Cela concerne par exemple les registres et toutes les pièces susceptibles d’être visées par un droit d'enquête ou de contrôle de la part de l'administration fiscale. Les pièces comptables, comme les livres d’inventaire, sont quant à elles soumises à une durée légale de conservation de 10 ans à partir de la clôture d'exercice.
Attention, la « numérisation » n’est pas synonyme de « dématérialisation ». Un système d’archivage dématérialisé permet la gestion des documents papiers numérisés, mais aussi, et surtout, des documents émis et reçus au format électronique. Aussi, la dématérialisation passe nécessairement par la création directe de documents électroniques.
Comment bien archiver les documents dans une entreprise ? Selon les activités de l'entreprise, la numérisation des archives peut être amenée à disparaître ou à perdurer. Chez tous ceux qui évoluent dans le domaine de la culture, il sera difficile de dire adieu au support matériel. Les livres, les manuscrits et les œuvres d’art sont conservés dans un environnement sécurisé et rendus plus accessibles grâce à la numérisation.
Pour la majeure partie du flux documentaire, la démarche de numérisation est relativement simple. Toutefois, les documents les plus volumineux demandent du matériel et des techniques adaptés. Il en va de même pour la numérisation des œuvres d'art. Les entreprises et les collectivités qui possèdent une bibliothèque de documents de natures variées doivent ainsi mobiliser plusieurs ressources.
gedly, simplifie la gestion électronique des documents (GED) avec des solutions adaptées aux besoins des entreprises. Nous possédons le savoir-faire et les outils pour vous accompagner vers la numérisation et la dématérialisation des archives.
Pour que la transition soit efficace, vous devez pouvoir numériser l'ensemble de votre patrimoine, quelles que soient les dimensions et la nature du support. Seule une numérisation exhaustive vous permettra de tirer pleinement profit des avantages de la dématérialisation : recherche accélérée, gain de productivité, meilleure communication… Cela suppose que tous vos documents soient consultables à distance, même si l'original est conservé dans les archives physiques de l'entreprise. Vous pouvez ainsi conserver les factures des clients et fournisseurs avec une solution d’archivage électronique des factures.
gedly vous propose une solution efficace pour la collecte, le classement, la centralisation et l’archivage des documents dématérialisés comme les factures électroniques, mais aussi les factures papier. Ce logiciel d’archivage est une solution économique, simple et accessible. Tous vos documents papier, email et même les pièces jointes sont ainsi valorisés et permettent d’automatiser les tâches répétitives qui pèsent sur la productivité de vos équipes.
