Les solutions de planification des ressources de l'entreprise, Enterprise Resource Planning (ERP), simplifient le pilotage de l'activité. Plus les fonctions sont variées avec des processus complexes, plus l’ERP devient un outil incontournable. Dans quels cas ce système est-il recommandé pour une entreprise du BTP ?
L’ERP est une solution logicielle centralisée, reposant sur plusieurs modules informatiques reliés à une base de données partagée. En français, on utilise aussi l’acronyme PGI, Progiciel de Gestion Intégré, pour parler de ce système complet de gestion des processus de l'entreprise.
Un ERP peut couvrir une multitude de processus métiers. Dans le BTP, l’outil trouve de nombreuses applications :
La relation client est une autre dimension essentielle au développement des activités dans le secteur du BTP. Les petits artisans et les grandes sociétés peuvent s'appuyer sur des solutions logicielles de gestion des prospects, des clients et des contrats. Ces outils, aussi appelés CRM pour Customer Relationship Management, sont dimensionnés pour répondre aux besoins de différentes structures.
L’ERP fonctionne ainsi en synergie avec les autres outils numériques de l’entreprise. Au-delà de ses fonctionnalités propres, il faut s’interroger sur sa compatibilité avec les solutions existantes et celles qui pourraient être intégrées à l’avenir pour le développement de l’entreprise.
L'écosystème informatique de l'entreprise du BTP peut regrouper de nombreux outils :
Dans ces conditions, la compatibilité de l'outil de gestion électronique des documents (GED) conditionne l’efficacité du pilotage centralisé.
gedly intègre des solutions de GED pour le secteur du BTP qui sont compatibles avec les solutions d’ERP et de messagerie, avec les outils collaboratifs ou encore avec des logiciels développés en interne.
L'inertie numérique des grandes entreprises du BTP est aussi due à son parc informatique. La compatibilité de la GED doit ainsi s'étendre aux équipements tels que les scanners les imprimantes et autres appareils multifonctions.
Quelle que soit la taille de l'entreprise, le partage d'un référentiel commun est la clé d'une organisation pérenne. Les solutions de GED compatible proposées par gedly évitent ainsi le risque d'information dupliquée et permettent d'accélérer le traitement des documents et de fiabiliser l'échange d'informations.
L’ERP gère les processus internes de l'entreprise. Plus les structures sont développées, plus ces processus sont complexes et deviennent difficiles à gérer sans solution adaptée. Les logiciels de planification des ressources de l'entreprise sont ainsi incontournables dans les grandes structures.
L’ERP n'est pas une solution adaptée aux artisans et aux TPE du bâtiment. Ces entrepreneurs ont en revanche besoin d'outils capables de simplifier les tâches administratives comptables et financières qui pèsent de tout leur poids sur les petites structures. Des logiciels de gestion électronique des documents, comme ceux intégrés par gedly, peuvent répondre à ces besoins.
Tout dépend de la complexité actuelle de la structure et de ses ambitions à court et moyen terme. Les petites entreprises qui fonctionnent avec une dizaine de salariés peuvent continuer à se reposer sur des logiciels métier. L’option ERP peut être considérée pour la coordination de chantiers plus complexes en lien avec les autres services de l'entreprise.
Difficilement, dans un contexte hautement concurrentiel. Selon la plateforme de conseil ERP-PGI, environ 80 % des grandes entreprises seraient équipées d’un ERP. Une étude du groupe Forvis Mazars d'audit et de conseil confirme cette généralisation de l'outil avec 86 % d'entreprises interrogées qui disposent d'un ou plusieurs ERP. La plupart confient réfléchir à une transition vers un nouvel outil ERP.
Les ERP ne sont pas nouveaux dans le paysage entrepreneurial. Les premières formes de ces outils de planification sont apparues dans les années 1960 sous la forme des MRP ou Material Requirements Planning. L'intégration progressive de nouvelles fonctions touchant à plusieurs pôles (comptabilité, gestion des stocks pension…) a permis l'émergence de véritables ERP dès les années 1990.
Aujourd'hui, certaines entreprises dotées d'un parc informatique vieillissant ont besoin d’intégrer de nouvelles fonctionnalités essentielles au développement de leur activité avec le risque d'incompatibilité entre les outils. Les nouveaux ERP sont des solutions plus flexibles, construites sur une architecture modulaire. Les solutions en Cloud renforcent cette flexibilité par rapport aux systèmes d’ERP sur site.
La bonne solution d’ERP dépend de la taille de l’entreprise. Par exemple, la solution Oracle Cloud ERP peut répondre aux besoins des PME à partir de 8500 clients et mobilisant plusieurs processus métiers au quotidien pour le bon fonctionnement de leurs activités.
Il faut aussi s'assurer que les fonctionnalités proposées répondent aux besoins des activités de l'entreprise : les industriels du BTP ne font pas face aux mêmes problématiques quotidiennes que les artisans, les bureaux d'études ou les promoteurs.
Nous l’avons évoqué, les nouveaux outils doivent pouvoir s'intégrer dans l'environnement numérique existant de l'entreprise. La compatibilité de la solution a un impact sur la simplicité d'installation et d'utilisation, mais aussi sur les coûts.
Si un nouvel ERP, ou une nouvelle solution de GED, impliquent le remplacement de tous les systèmes existants, il faut tenir compte du surcoût financier et considérer les temps de formation et d'adaptation à tous les nouveaux outils de l'entreprise.
Pour simplifier la mise en place de la GED dans les entreprises du BTP, gedly, a tenu à proposer des solutions de gestion qui puissent s'intégrer aux ERP et aux autres solutions existantes du parc informatique. Un bon ERP dans le BTP est un investissement sur le temps long, il faut donc pouvoir faire évoluer l'outil avec des solutions ciblées, évolutives et compatibles.