Le Cloud est un service proposé aux entreprises en remplacement ou en complément d’une infrastructure de stockage sur site. Cette formule est-elle adaptée à vos besoins de stockage ? Découvrez ses principaux avantages pour différentes structures et secteurs d'activités.
Le stockage des documents de l'entreprise en Cloud signifie que les données sont stockées sur des serveurs distants. Pour certaines structures, cette solution est plus économique et offre davantage de souplesse qu’une infrastructure locale « on-permise ».
gedly, votre intégrateur de solution de gestion électronique des documents (GED), propose des services en Cloud pour le stockage et le traitement des données. Par exemple, avec un pack RH, les bulletins de salaire des employés sont mis à leur disposition via leur coffre-fort numérique personnel chez un tiers de confiance.
La sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données sont entre les mains d’acteurs spécialisés. Cela garantit la conformité de la solution de stockage avec le RGPD européen.
La taille de l’infrastructure évolue selon les besoins. Dans les petites et moyennes entreprises, ces besoins sont limités, mais la surface des locaux l'est aussi.
Les impératifs de sécurité et de fonctionnement ne permettent pas d'aménager ces solutions n'importe où. Les équipements doivent être mis à l'abri de la surchauffe dans un espace correctement ventilé. Ainsi au-delà de la surface physique occupée, le stockage on-permise impose un certain plan d’aménagement des locaux.
Pour les entreprises avec des besoins en stockage importants, le passage au Cloud pourrait libérer tout un placard, voire une pièce entière dédiée au stockage des données.
Les offres des fournisseurs de stockage en Cloud peuvent être très intéressantes pour les entreprises. Elles leur permettent notamment d'économiser sur :
Certaines grandes entreprises peuvent toutefois préférer leur infrastructure on-permise pour garder la main sur les coûts à long terme. D’autres optent pour une gestion hybride qui conjugue les avantages des deux solutions.
Les offres de stockage en Cloud permettent aux entreprises, quelle que soit leur taille, de réagir rapidement en cas d'évolution de l'activité ou de changement dans leur environnement.
Pour les startups, la balance penche incontestablement du côté du Cloud. Cette alternative est la seule qui puisse accompagner une croissance rapide. Si les besoins en stockage évoluent, il suffit de passer au plan supérieur. Si toutefois les besoins en stockage devaient être réduits, il serait également possible de revenir à un plan inférieur moins coûteux.
Les prestataires de services peuvent répondre immédiatement à cette demande. Sur site, un tel changement supposerait un nouvel investissement en matériel et toujours plus de place dédiée au stockage physique dans les locaux.
Que le stockage se fasse sur site ou sur Cloud, il est possible de retrouver et de consulter ses documents à distance.
Pour certains secteurs d'activités, la simplicité d’accès et la collaboration en temps réel changent la donne. Dans le secteur de l'immobilier ou du BTP par exemple, l'accès depuis n'importe quel appareil connecté à Internet est indispensable. Cela vaut pour tous les corps de métiers en mouvement : infirmier dans le secteur de la santé, commercial dans le secteur tertiaire…
L'option Cloud versus on-permise peut-être évaluée en fonction des moyens à investir dans le parc informatique de l'entreprise. L'offre en Cloud devrait généralement répondre au besoin des TPE et des PME avec un investissement minime et un niveau de service optimal.
Avec une solution de stockage en Cloud, l'entreprise n'a pas à se soucier de la sécurité de ses données. Les mises à jour régulières, l'entretien et la maintenance, ainsi que la veille permanente sur les menaces émergentes, garantissent l'accès protégé à l’information et aux documents de l’entreprise.
Les évolutions réglementaires peuvent aussi faire bouger les lignes. En passant par un prestataire de services spécialisé, vous êtes assuré que les conditions de stockage restent conformes aux textes en vigueur. Ces opérateurs sont aussi mieux placés pour investir dans des infrastructures dernier cri, plus sûres et plus efficaces.
Ces fournisseurs peuvent également investir massivement dans l'amélioration de l'efficacité énergétique de leur système. La mutualisation des ressources permet d'exploiter tout le potentiel d'un équipement, alors qu'une solution de stockage sur site peut être sous-utilisée.
Pour les plus grosses entreprises avec des besoins importants en stockage, la question du refroidissement est un facteur non négligeable. Les prestataires de services peuvent concentrer les serveurs sur des sites où les besoins en énergie de refroidissement sont moindres. Ils peuvent aussi plus facilement optimiser l'usage des ressources en énergie renouvelable. Certains data centers sont ainsi 100 % alimentés à l'énergie verte.
La solution Zeendoc intégrée par gedly repose sur un hébergement français avec des serveurs sécurisés qui fonctionnent à l’énergie verte.
Le stockage sur site, comme l'ancien archivage papier, est exposé au risque de dégradations pesant sur le bâtiment : inondation, incendie et autres sinistres.
La capacité de récupération dépend alors de ce qui aura été configuré par l'entreprise. C'est elle qui a la main sur le rythme des sauvegardes. Si le système est efficacement paramétré, le stockage sur site permet de récupérer immédiatement les données.
Avec le stockage sur Cloud, la restauration de données, notamment en très grande quantité, peut prendre un certain temps. En revanche, la récupération totale est garantie par la fréquence des sauvegardes automatiques. L'entreprise bénéficie ainsi d'une sécurité supplémentaire pour la conservation de ses documents.