Le contrat de travail encadre la relation entre le salarié et l’employé. Il précise les droits et les devoirs de chacune des parties. Son contenu peut jouer un rôle décisif en cas de litige. Encore faut-il garantir son intégrité et l'identité des signataires. Comment procéder dans le cadre de la dématérialisation du contrat de travail ?
Pour l'essentiel, le contrat de travail dématérialisé obéit aux mêmes règles que n'importe quel contrat écrit. Nous y reviendrons plus en détail.
Ce qui va changer avec la dématérialisation, ce sont les outils et les processus de gestion des contrats. Les packs ressources humaines d’une offre de gestion électronique des documents (GED) doivent vous permettre de créer, de signer, de transmettre et de conserver les contrats de travail de tous les employés.
Chez gedly, intégrateur de GED au service des entreprises, notre priorité est la satisfaction des clients. Cela passe par la mise en place d’une GED RH simple à utiliser, parfaitement sécurisée et intégrant l’indispensable e-signature qui accompagne tous les contrats nouvelle génération.
Le contrat de travail encadre la relation entre l'employeur et l'employé. Cet acte juridique est le plus souvent écrit, mais il existe une forme de contrat oral ou tacite.
Le contrat de travail dématérialisé est une forme de contrat écrit, même s’il a été édité et signé au format numérique. Le contrat numérique a la même valeur de preuve qu’un contrat papier avec une signature manuscrite. À condition bien sûr, que le document respecte toutes les obligations qui s'appliquent aux contrats de travail.
Le contrat de travail peut tout à fait être rédigé et conservé sous forme électronique. Plusieurs textes réglementaires encadrent les conditions à mettre en œuvre pour que le document soit recevable en cas de litige.
L’article 1174 du Code civil, dans sa version en vigueur depuis 2016, prévoit que « lorsqu'un écrit est exigé pour la validité d'un contrat, il peut être établi et conservé sous forme électronique ». À condition de respecter les dispositions des articles 1366 et 1367 du Code civil que nous verrons ci-après.
Si toutefois, une mention écrite de la main même de celui qui s'engage était exigée, il resterait possible de l'apposer sous forme électronique. L'important est de pouvoir être en mesure de s’assurer qu’elle n’a pas pu être faite par une personne que ledit signataire. Autrement dit, il ne doit y avoir aucun doute possible sur l'identité de la personne.
L'article 1366 du code civil précise que « L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».
Il faut aussi s’assurer que la personne identifiée ait effectivement signé l’acte tel qu’il est actuellement rédigé. Autrement dit, il faut pouvoir vérifier l'intégrité du document électronique. A-t-il été modifié depuis sa création ? Son authenticité peut-elle être prouvée et par quel procédé ?
L’article 1367 du Code civil reconnaît la signature comme « nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur ». Le texte note également qu’elle « manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte ».
S’agissant d’une signature électronique, c’est « l'usage d'un procédé fiable d'identification » qui garantit ce lien entre la personne identifiée, sa signature et le contenu de l’acte.
Le contrat de travail est un contrat synallagmatique. Cela signifie que chacune des parties s'oblige vis-à-vis de l'autre. Ici, le salarié fournit le travail et en contrepartie l’employeur s'engage à le rémunérer.
Conformément à l’article 1375 du Code civil, il doit y avoir autant d’originaux que de parties au contrat. Le nombre total d’originaux édité est précisé sur chacun d’entre eux. Le même article dans sa dernière version en vigueur précise que « l'exigence d'une pluralité d'originaux est réputée satisfaite pour les contrats sous forme électronique ». Dans ce cas, les documents sont datés et signés électroniquement.
Le procédé utilisé doit garantir l’accès à un exemplaire depuis un support durable (pour l'employeur, comme pour le salarié). Concrètement, dans le cadre de la GED, ce support durable sera l'espace personnel de l'utilisateur, accessible par lui seul sur la plateforme numérique dédiée.
Sur papier comme au format dématérialisé, le contrat de travail doit être rédigé en français. Si le salarié est étranger, il peut lui être remis une version traduite dans la langue souhaitée, mais l'original reste rédigé en français pour que le document soit conforme aux dispositions du Code du travail.
La dématérialisation des contrats de travail ne change rien aux mentions obligatoires. Celles-ci évoluent selon le type de contrat et en fonction de la convention collective applicable dans l'entreprise.
Néanmoins, en règle générale, le contrat de travail dématérialisé doit indiquer l'identité des parties, la nature de l’engagement, sa durée, l’adresse d’exercice de l'activité, la rémunération prévue.
Une solution de GED efficace permet de retrouver rapidement et facilement toutes les informations utiles à la rédaction du contrat de travail : dispositions de la convention collective, données sur l'employeur, horaires du poste de travail…
Vous cherchez une solution sur mesure pour la dématérialisation des contrats de travail dans votre entreprise ? gedly vous accompagne dans la mise en place d'outils adaptés à vos activités et à la taille de votre structure.