Avec gedly, spécialiste de la GED simplifiée au service des entreprises, complétez progressivement le dossier d’embauche avec les pièces justificatives dont vous disposez. L’interface claire et intuitive permet au pôle RH de vérifier en un coup d'œil les informations clés et l’état d’avancement du processus.
L’embauche est une étape inévitable du cycle de vie de l'entreprise. Elle est même un signe positif de croissance de l’activité. Une embauche réussie demande un certain investissement en temps (rédaction des fiches de poste, prise de contact…) et en argent (formation, plateforme payante pour les recherches de candidats...).
Le processus d'embauche est réglementé depuis la création de l’offre d’emploi jusqu’à l’inscription du salarié au registre du personnel. S'y ajoutent l'affiliation à l'organisme de retraite ou encore la préparation aux examens médicaux d’embauche.
Le nombre de pièces à collecter et la multiplicité des étapes rendent le processus complexe à piloter. Quand il faut surveiller la progression de plusieurs dossiers d'embauche simultanément, le risque d'erreur et d'oubli augmente.
Lorsque les pièces sont transmises, stockées et consultées au format papier, les lourdeurs de gestion affectent d’autant plus les performances du pôle RH et sa capacité à engager rapidement le bon candidat.
Les documents transmis au cours du processus d’embauche sont, d’une part, ceux du candidat et, d'autre part, ceux qui seront remis par l'entreprise à l'employé.
Le candidat à l'embauche doit généralement fournir à l'employeur une liste de pièces indispensables pour confirmer son identité, permettre le versement du salaire et la mise en place des différents services et avantages prévus par la boîte.
On retrouve notamment :
Le cas échéant, il sera aussi demandé au salarié :
La liste exhaustive des pièces nécessaires à l'embauche peut aussi évoluer selon les circonstances. Au cœur de l'épidémie de Covid-19, il fallait par exemple pouvoir présenter un pass sanitaire en règle pour certaines professions.
De son côté, l'entreprise doit aussi éditer et transmettre des documents obligatoires dans le cadre de l'embauche du salarié. Le plus important étant le contrat de travail en bonne et due forme.
Ensuite, selon les cas de figure, il faudra ajouter : un livret d’épargne salariale, une notice sur les garanties accessibles avec le régime de prévoyance de l'entreprise… Par ailleurs, le processus d'embauche implique, dès le premier salarié, des documents obligatoires : le registre du personnel et le règlement intérieur de l'entreprise. La création et la tenue du registre du personnel sont attendues à compter du premier salarié embauché.
Avec un processus d’embauche au format papier, le temps et le coût investis pour les nouveaux salariés sont amplifiés. Chaque nouvelle pièce transmise est :
Pour savoir où en est le processus de tel ou tel candidat, il faut consulter à la main les documents contenus dans le dossier. S’ils n’ont pas été correctement rangés, ou transmis à la mauvaise personne, les allers-retours correctifs font encore perdre du temps à l'entreprise et aux futurs salariés.
La tenue d’un fichier Excel peut faciliter le suivi et éviter d’avoir à manipuler le dossier physique pour les vérifications. Ce coup de pouce présente néanmoins des limites d'interopérabilité et ne permet pas, contrairement à la GED, de centraliser l'information et les leviers d’action.
Avec la GED, tous les processus de l'entreprise sont simplifiés et accélérés. Cela concerne aussi le processus d'embauche.
Les solutions intégrées par geldy, vous permettent de déposer les documents du salarié au fur et à mesure dans un dossier dédié. La progression est beaucoup plus facile à suivre dans ces conditions. Il suffit d’un coup d'œil pour connaître les pièces manquantes et l’état d'avancement. Aucun risque de manquer une pièce importante à l’embauche.
Le dossier d’embauche digitalisé présente aussi l’avantage d’être parfaitement sécurisé. La confidentialité des données sensibles qu’il contient est assurée aussi longtemps que les documents sont conservés dans le cadre de la GED intégrée par gedly.
Par la suite, les échanges entre les nouveaux employés et l'entreprise restent 100 % sécurisés et simplifiés. Cela comprend par exemple les demandes de congés et le dépôt des fiches de paie dans l'espace personnel du salarié.
Plus généralement, un pack RH vous permet de :
La GED RH leur permet d’être plus réactif et plus efficace dans la gestion du personnel, tout en respectant les obligations réglementaires en termes de confidentialité et d'information du salarié.