La dématérialisation RH simplifie les échanges avec les collaborateurs et permet d’optimiser la gestion du personnel dans l’entreprise. À l’ère du tout numérique, la mise en place d’une solution de GED garantit aussi la sécurisation des données et la conformité légale des documents traités.
La vaste majorité des décideurs RH s’accordent sur le besoin grandissant en dématérialisation des documents pour la gestion de leurs activités (traitement des salaires, notes de frais, complétude du dossier d’embauche…). La plupart d’entre eux ont déjà sauté le pas et adopté une solution de gestion dématérialisée pour les aider au quotidien. Toutefois, selon l’observatoire de la société SVP, 79 % des entreprises restent en cours de réflexion pour trouver une solution adaptée à leurs services RH.
Parmi les problématiques RH figurent l’optimisation de la gestion du temps, la fiabilisation des opérations et la sécurisation des données.
Une gestion mal maîtrisée pourrait entraîner la non-conformité légale de certains documents. Un renouvellement de CDD pourrait être requalifié en CDI, faute de respect des délais impartis.
Avec le prélèvement à la source, les services RH manipulent des informations dont la confidentialité doit être préservée. Plus généralement, la dématérialisation des dossiers du personnel peut susciter des craintes chez les salariés. Le pôle RH doit pouvoir adresser cette méfiance en communiquant efficacement sur les solutions mises en place.
La digitalisation du monde du travail appelle tout un attirail réglementaire et législatif.
Le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016, dit « Règlement Général de Protection des Données » (RGPD), est venu encadrer l’utilisation des données personnelles utilisées dans le cadre de la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Ce qui implique une gestion sécurisée des dossiers RH.
Depuis 2009, le Code du travail autorise les entreprises à proposer la transmission des fiches de paie au format électronique. Un premier pas vers la généralisation de cette pratique de simplification de la gestion du pôle RH. En 2016, la loi travail El Khomri va plus loin. L’employeur peut mettre en place la dématérialisation du bulletin de salaire en respectant un devoir d’information et d’opposition.
Le devoir d’information suppose que les salariés soient informés au moins 1 mois à l’avance du projet de dématérialisation. Avec le devoir d’opposition, les collaborateurs restent libres de conserver leur fiche de paie au format papier. Le pôle RH dispose alors d’un délai de 3 mois pour se conformer à la décision du salarié.
Le traitement des fiches de paie est un enjeu de dématérialisation important pour les ressources humaines. Dans les faits, la majeure partie des salariés se montrent favorables à la mise en place du bulletin de paie électronique. Pour vous aider à orchestrer cette transition, gedly vous propose des solutions simples et adaptées à votre structure.
Le format électronique présente plusieurs avantages pour votre entreprise et vos collaborateurs :
Avec gedly, vous simplifiez la gestion et la distribution des fiches de paie. Chaque employé reçoit automatiquement son bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique hébergé chez un archiveur de confiance. Vous gérez ainsi vos échanges en toute conformité avec la législation et le RGPD.
Conformément aux dispositions de la loi El Khomri, la solution gedly garantit un archivage sécurisé des bulletins de salaire pendant 50 ans, même après le départ du salarié.
Les fiches de paie transmises aux salariés sont préalablement signées et dotées d’un certificat électronique garantissant l’intégrité du document. Ces précautions, prévues par l’article L3243-2 du Code du travail, permettent notamment aux collaborateurs de faire valoir leur droit à long terme.
Dans ces conditions, le bulletin de salaire dématérialisé acquiert la même valeur légale que la fiche de paie traditionnelle au format papier.
Au-delà du bulletin de salaire électronique, la dématérialisation des processus RH vous aide à gérer les échéances, à compléter un dossier d’embauche ou encore à planifier les congés des collaborateurs.
La gestion des échéances est un autre enjeu de taille côté RH. La GED vous aide à mieux anticiper les dates clés de vos contrats grâce à la mise en place d’alertes d’échéances :
Repérez toutes vos échéances en un clin d’œil sur le tableau de bord gedly.
Avec gedly, vous constituez progressivement le dossier d’embauche dès l’arrivée de nouvelles pièces justificatives (diplôme, sécurité sociale, permis de conduire...). Vous suivez ainsi facilement la complétude du dossier d'embauche pour établir le contrat de travail. La dématérialisation des processus comme celui-ci permet de ne pas se retrouver avec d'innombrable documents papiers.
Avec la dématérialisation des notes de frais, vos collaborateurs peuvent prendre leur justificatif en photo pour envoyer leurs notes de frais sans délai et sans contrainte. gedly vous propose d’ailleurs un article complet sur le sujet.
Chaque salarié peut effectuer sa demande de congé en ligne. La requête suit le circuit de validation hiérarchique classique, avec l’avantage du zéro papier.
Côté gestion, la planification des absences du personnel est clarifiée par le calendrier des congés offrant une vue d’ensemble avec un regroupement par couleur en fonction des services concernés.
La signature électronique s’applique à tous vos échanges avec les collaborateurs, qu’il s’agisse d’un contrat, d’une charte ou de consignes sanitaires. La constitution de ce patrimoine documentaire vous permet de rester couverts en cas de litige ou de contrôle.
