Un logiciel de publipostage est un outil d'envoi de messages personnalisés en masse. Il simplifie les opérations de marketing direct en automatisant la récupération et l'intégration des données des destinataires. On vous en dit plus sur le fonctionnement de ces solutions et les avantages des différentes offres de publipostage.
Les taux d’ouverture et de réponse augmentent avec la personnalisation du message.
Une lettre ou un email visiblement adressé à son destinataire a plus de chance d'être ouvert. Ensuite, un contenu adapté à la cible est plus susceptible de déclencher l’action : la prise d'information, l’achat…
Pour préparer une action de marketing direct pertinente, vous avez :
Deux solutions se présentent à vous :
Concrètement, votre logiciel de publipostage centralise les informations disponibles sur les destinataires et fusionne ces éléments avec un modèle standardisé. Vous avez ainsi autant de contenus personnalisés que de contacts.
L’interface permet ensuite de suivre les envois et de vérifier la bonne réception des courriers électroniques. Elle présente également plusieurs données à analyser : taux d'ouverture, de réponse, de click, de conservation, de rebond, de désabonnement, données démographiques et géographiques…. Il est aussi possible d'observer les différences de réaction selon les préférences d’achat des profils ciblés.
L'analyse des données du publipostage permet d’ajuster les futures campagnes pour fidéliser les clients et convertir les prospects. Et ce n’est pas tout, les nouvelles informations personnelles collectées peuvent compléter la base de données initiale ou être renvoyées vers un CRM (Customer Relationship Management). C’est-à-dire une plateforme complète de gestion de la relation client et du processus de vente associée au logiciel de publipostage.
La fonction du logiciel ne s'arrête donc pas à la fusion et à l’envoi, elle va bien au-delà pour devenir un véritable outil de stratégie marketing et de gestion du flux documentaire.
Les éditeurs de logiciel de publipostage proposent des offres adaptées aux besoins de différentes structures.
Pour les petites entreprises, les logiciels de publipostage proposent des prix compétitifs et des fonctionnalités basiques à toutes les étapes stratégiques de la campagne : créer facilement des modèles, gérer ses contacts, piloter l’envoi en masse et analyser les performances.
Les versions plus avancées permettent une segmentation plus fine des contacts selon les données disponibles dans la base de données. Les analyses portent aussi sur des éléments plus précis. Ces solutions peuvent proposer une automatisation sur plusieurs canaux de diffusion : les courriers et les emails, mais aussi les SMS et la publicité digitale.
Un cran au-dessus, des solutions, comme celle proposée par Zeendoc, permettent d'associer un logiciel de publipostage à un CRM. Le logiciel de publipostage Zeendoc assure aussi la gestion sécurisée de toutes les données utiles dans le cadre d’une action de marketing directe.
On peut résumer le processus du publipostage à 5 grandes étapes.
Les données personnelles des destinataires (nom, prénom, adresse…) sont répertoriées dans un format compatible avec un logiciel de publipostage : un fichier Excel par exemple. Le cas échéant, ces données seront extraites du CRM de l'entreprise.
Les données de chaque destinataire seront intégrées dans la structure commune, des plus simples (identité, adresse) aux plus complexes (préférences d’achat, offres promotionnelles personnalisées).
L’envoi de la campagne à une liste réduite de collaborateurs permet de tester la campagne en action : le rendu des visuels, le placement des CTA (au-dessus ou en dessous de la ligne de flottaison), le bon fonctionnement des liens…
La programmation de l’envoi à la liste de diffusion finale se fait selon la stratégie retenue, ou prévoit différents scénarios pour un A/B test. Les jours du milieu de semaine (du mardi au jeudi) et le créneau de 10h-11h sont généralement identifiés comme les plus performants du point de vue du taux d'ouverture, mais chaque campagne doit trouver sa formule.
C’est le moment de collecter les données de réception du publipostage et d'en tirer des conclusions pour améliorer l'efficacité des prochaines campagnes.
Sur le plan de la gestion documentaire, un logiciel de publipostage peut présenter plusieurs avantages.
Le publipostage brasse une quantité importante de données personnelles que l'entreprise peut exploiter dans le respect du cadre réglementaire, notamment le RGPD. En choisissant une solution proposée par un éditeur engagé pour la sécurité des données, vous assurez une utilisation conforme et une conservation dans un espace protégé.
La solution Zeendoc, intégrée par gedly, met par exemple l'entreprise à l'abri en cas d’audit : archivage sécurisé, traçabilité complète de l’envoi des documents… Toutes les opérations associées au publipostage se font selon les dernières exigences en vigueur.
Le principe du publipostage peut aussi être exploité pour envoyer des documents en dehors du cadre classique de la campagne publicitaire.
Avec la solution Zeendoc, vous pouvez par exemple affiner votre politique de relance sur les factures impayées auprès de vos clients. Vous pouvez aussi mettre en place des campagnes de rappels et de notifications.
L’indexation automatique des documents, associée à la centralisation de toutes les données, simplifie les échanges au sein de l’organisation ou à destination des partenaires de l'entreprise.
Une information qui circule mieux alimente une base de données plus fournie pour envoyer des contenus toujours plus personnalisés et obtenir plus de retour qui permettent à leur tour de compléter les profils des destinataires.