Obligation de factures dématérialisées, les conséquences pour les TPE-PME

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises françaises sont tenues d’adresser leurs factures aux structures du secteur public au format électronique. Cette transmission dématérialisée s’effectue sur la plateforme Chorus Pro.  

Qu’en est-il de la facturation entre entreprises assujetties à la TVA ? L'obligation de facturation électronique pour ces entreprises établies en France a été introduite par la loi de finances pour 2020. Les dispositions de cette généralisation au secteur privé sont prévues par l’ordonnance du 15 décembre 2021, avec un déploiement progressif entre 2024 et 2026. 

Quelles conséquences pour les TPE-PME à partir du 1 janvier 2024 ?  

Le format original d’une facture sera donc une facture électronique. L’entreprise devra assurer son stockage dans son format original et son archivage sous sa forme originale. Autrement dit, l’impression de cette facture ne sera pas considérée comme originale. Les entreprises devront donc disposer à partir du 1 janvier 2024, d’un archivage électronique, probatoire.

Facture électronique, facture numérisée, comment procéder ?  

La facture électronique, au sens de la directive 2010/45/UE modifiant la directive 2006/112/CE et transposée en France en 2013, est un document émis, transmis et reçu sous forme électronique.  

Les différents formats applicables permettent de distinguer trois types de factures électroniques :  

• La facture au format structuré, conforme aux exigences de l’EDI (Echange de Données Informatisé). Un système de facturation utilisé notamment depuis plus de 20 ans entre la grande distribution et ses fournisseurs.
• La facture au format non structuré, pouvant être transmise en pièce jointe par messagerie, par téléchargement ou déposée sur un portail.
• La facture au format hybride, contenant des données sous forme structurée. Le format Facture X, notamment, correspond à ce format hybride qui n’est pas encore généralisé.

Les factures au format papier peuvent par ailleurs être numérisées afin d’être traitées de manière dématérialisée. Ne s’agissant pas de factures électroniques à proprement parler, leur valeur de preuve est soumise à conditions. Il est donc possible de numériser ses factures papier dans une GED répondant aux dispositions réglementaires applicables depuis 2017. Afin d’être considéré comme copie conforme et fidèle à l'original, la facture numérisée doit notamment :  

• conserver les couleurs dont le sens est déterminant pour la lecture du document (montants négatifs par exemple) ;
• ne pas avoir fait l’objet d’un traitement d’image ;
• être un fichier PDF ou PDF/A, suivant une norme adaptée à l'archivage électronique ;
• être sécurisée et horodatée à partir d’une horloge interne.

La sécurisation et l'horodatage sont assurés par scellement, avec un cachet serveur, ou une signature électronique authentifiée par certificat logiciel, ou une empreinte numérique. La signature électronique doit respecter le niveau minimum de sécurité RGS*.

Comment produire une facture dématérialisée conforme à l'obligation ?  

L’article 289 du Code général des impôts prévoit que les assujettis soient en mesure de garantir sur toute la période de conservation :  

• l'authenticité de l'émetteur ;
• l’intégrité du contenu ;
• et la lisibilité de la facture.

Cela suppose que le système de GED soit capable de garantir ce fonctionnement. Le texte prévoit également des dispositions spécifiques par type de facture, avec notamment :  

• la mise en œuvre des contrôles permanents et documentés pour les factures électroniques et les factures papiers. C’est-à-dire la voie de la Piste d’Audit Fiable (PAF).
• la mise en œuvre d’une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat qualifié ou bien de niveau RGS**, pour les factures électroniques structurées ou non structurées.

Depuis janvier 2016, il est également possible de numériser les pièces jointes dans le cadre de la PAF. À savoir, le devis, le bon de commande, le bon de livraison, et la facture.

Quels sont les avantages de la facture électronique pour les TPE-PME ?  

Pour les TPE-PME, les bénéfices du passage à la facturation électronique sont essentiellement :  

• la réduction des coûts de traitement ;
• l’allégement de la charge administrative ;
• la diminution des délais de paiement ;
• la meilleure traçabilité pour l'obtention de la PAF ;
• la garantie de mise en conformité avec la réglementation fiscale ;
• l’anticipation de futures obligations réglementaires relatives à l'e-invoicing et à l’e-reporting.

À partir de 2024, la généralisation de la facturation électronique inter-entreprises s'accompagne d'autres exigences de l'administration fiscale, avec la déclaration préalable ou en temps réel des données associés.

Les bénéfices sont également attendus en matière de gestion de trésorerie. L'automatisation des processus permet de fiabiliser les factures entrantes et sortantes. Avec la traçabilité et la remontée d'informations, l'entreprise sait si la facture a bien été reçue. Elle est en mesure d'anticiper les paiements, ou le refinancement et donc d’optimiser le décaissement et l'encaissement.

Quelles sont les solutions d’échanges à privilégier et à anticiper ?  

L’envoi d’une facture en pièce jointe par messagerie non sécurisée n’apporte aucune valeur ajoutée à l'entreprise. Si le procédé peut s'avérer plus simple, le destinataire peut tout aussi facilement invoquer le fait de ne pas avoir reçu la facture.  

Pour les factures adressées aux structures du secteur public, la transmission se fait obligatoirement via la plateforme Chorus Pro.  

Concernant la facturation inter-entreprises, les assujettis devront obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour l'envoi et la réception de factures électroniques.  

Pour une transition sereine, les entreprises doivent se préparer à l'automatisation des échanges vers ces plateformes PDP et Chorus Pro, pour les transactions dans la sphère privée et publique.

Comment choisir sa solution logicielle pour répondre à l'obligation de facture électronique? 

Quelques points de vigilance avant de se lancer :

• vérifier les formats de factures supportés par le logiciel ;
• se renseigner sur la conformité de la solution avec la réglementation en cours et celle à venir ;
• s’assurer de disposer d’une PAF (être capable de présenter le devis, le bon de commande, le bon de livraison avec la facture) à défaut d’utiliser un certificat RGS** ;
• s’assurer de disposer d’une solution de sauvegarde, garantissant la sécurité et l’originalité de la facture ainsi qu’une traçabilité du document.

La facture électronique doit permettre une automatisation de bout en bout. Pour les factures non structurées, émises par courriel au format de simple PDF, il est recommandé d’avoir une solution de traçabilité de téléchargement de la facture.

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