La rupture de contrat est aussi le point de départ d’un nouveau projet pour le salarié et une occasion pour l’entreprise d’améliorer ses processus et sa réputation. Les changements de domaine d'activités et de profession sont en hausse chez les salariés du secteur privé. Pour accompagner cette mobilité, les entreprises peuvent s’appuyer sur un protocole, couramment appelé l’offboarding RH.
Le processus de l'offboarding RH encadre les dernières semaines du salarié pour assurer une transition fluide. Bien structuré, il contribue aux bonnes relations avec les anciens salariés qui sont aussi des ambassadeurs de votre entreprise.
L’offboarding, dans sa définition RH, est l'accompagnement à la sortie d'entreprise. Si l'onboarding est l'insertion progressive et maitrisée du salarié, l’offboarding correspond à son extraction en douceur.
Ce processus couvre l'ensemble des étapes administrative légale et comptable, sans oublier l'organisation du travail et la dimension humaine du départ. Ce dernier aspect concerne aussi bien le salarié sortant que ses collègues.
Tout l'enjeu, parfois sous-estimé, de l’offboarding RH et d'accompagner la sortie du salarié sans affecter les dynamiques de travail interne. Il ne s'agit donc pas seulement du bien-être du salarié sortant, mais de la qualité de vie au travail de l'ensemble des équipes.
Selon les circonstances, les services RH devront gérer les affects, répondre à l’incompréhension et aux interrogations de certains collaborateurs et mettre en place les conditions d’une reprise optimale du travail après le départ du collaborateur.
Le protocole de départ évolue ainsi selon l'ancienneté du salarié et son poste au sein de l'entreprise.
Le processus d'offboarding peut couvrir une période de plusieurs mois. Pendant ce laps de temps, le salarié sur le départ poursuivra tout ou partie de ces missions et accompagnera aussi l'onboarding de son remplaçant.
Il peut s'agir de contacts avec les clients, avec les partenaires, mais aussi plus généralement avec les collègues. La politique d’offboarding doit prévenir les maladresses ou les attitudes volontairement néfastes pour l'image de l'entreprise.
La stratégie à mettre en place dépend ici du contexte du départ : démission, licenciement, reconversion professionnelle, bouleversement d'ordre personnel, ou encore un départ à la retraite.
Chacune de ces situations peut générer de l’incompréhension ou créer un malaise si elle n'est pas correctement adressée, et alimenter des craintes infondées en interne ou en externe.
Quand le salarié et l'entreprise se quittent en bons termes, le nouvel arrivant bénéficie d'un accompagnement privilégié pour son onboarding. Qui est mieux placé pour expliquer les missions et répondre aux interrogations qu'un ancien salarié ? Plus le chevauchement est long, plus le remplaçant peut profiter de l'expérience et des conseils de son prédécesseur.
La tendance à la mobilité professionnelle en France a été confirmée par la dernière édition du rapport « Emploi, chômage et revenus du travail » de l'Insee. L'Institut note un changement de comportement pérenne des salariés, auquel les services RH doivent se préparer. Ces configurations de départ sont tout à fait compatibles avec une sortie d’entreprise apaisée et profitable à tous. Un départ dans des conditions idéales pourrait même se solder par un retour du salarié.
Une vraie politique d'offboarding peut aussi favoriser le recrutement boomerang. Ce phénomène en augmentation correspond au retour du salarié dans une structure pour laquelle il a déjà travaillé.
Pour l'entreprise, ces retours sont intéressants dans la mesure où ils permettent d'avoir un nouveau collaborateur rapidement opérationnel… Selon les données collectées par LinkedIn sur les entreprises américaines, le pourcentage de changement de poste correspondant à un retour chez un ancien employeur à doubler entre 2010 et 2021.
En France, une enquête UKG a révélé que 63 % des personnes ayant démissionné pendant la crise du COVID, estiment avoir fait un choix précipité. Parmi eux, ceux qui ont bénéficié d’un offboarding bienveillant ont toutes les raisons de refrapper à la porte.
L’attention accordée à l’offboarding traduit la reconnaissance de l'entreprise à l'égard du salarié qui a contribué au développement de l'activité. Un processus bien structuré permet d'éviter les erreurs, les frustrations, et les rumeurs.
En trouvant le juste équilibre entre le besoin de transparence et le respect de la vie privée, les services RH peuvent transformer une rupture de contrat en nouveau départ compris et accepté par tous.
Le meilleur moyen d'améliorer l’offboarding est de l'aborder avec le même engagement qu’un onboarding. Cela signifie déployer autant de moyen humain et matériel qu’à l’arrivée du salarié.
Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) de l'entreprise proposent des fonctionnalités RH pouvant simplifier les étapes de l’offboarding.
Concrètement, les services RH vont devoir piloter les aspects pratiques, relationnels, administratifs et contractuels du processus d’offboarding :
La liste n'est pas exhaustive et évolue selon les spécificités de chaque départ d'employé. Les logiciels de gestion des ressources humaines fournissent une aide précieuse pour accélérer et fiabiliser chacune de ces tâches.
Avec une solution de gestion électronique des documents comme celle proposée par gedly, vous pouvez ajuster les niveaux d'accès de chaque salarié en fonction de son poste et de ses missions.
Dans un environnement numérique maîtrisé, le départ du salarié ne devrait pas entraîner de problèmes particuliers du point de vue de la confidentialité des données de l’entreprise.
La mise en place d'un rétroplanning complet permet de mieux anticiper la progression des démarches et la succession des étapes assurant la fluidité de l'activité pendant la transition.
Il est recommandé de communiquer rapidement sur le départ du salarié afin d'éviter une propagation anarchique de la nouvelle pouvant alimenter des hypothèses erronées et des inquiétudes injustifiés.
L’offboarding doit évoluer avec l'entreprise. Chaque sortie est l'occasion d'enrichir les scénarii en fonction du profil du collaborateur, de son poste et de la raison de son départ. Les solutions de gestion électronique des services RH simplifient le suivi et l'adaptation des protocoles.