On appelle « onboarding RH » l'art d'intégrer les nouveaux arrivants dans l'entreprise. Les enjeux RH autour du recrutement et de l’onboarding sont multiples : réduction du turnover, maitrise des coûts, réputation et rétention des talents… gedly vous aide à piloter chaque étape de l’intégration grâce à des fonctionnalités RH spécifiques.
Environ 1 contrat sur 5 prendrait fin dans les 45 premiers jours après l'embauche. Cette estimation, souvent reprise, vient d'une étude citée dans un article assez ancien du magazine Forbes. Elle traduit néanmoins une réalité intemporelle en gestion des ressources humaines : tout se joue au cours des premiers mois suivants l’embauche.
Une nouvelle recrue mal encadrée mettra plus de temps à être pleinement opérationnelle. Cette situation peut entraîner une lassitude, de la frustration, des conflits... Autant de raisons pouvant motiver le départ anticipé du nouveau salarié. Pour l'entreprise, un recrutement raté peut se chiffrer en dizaines, voire en centaines de milliers d'euros.
Ce coût correspond aux dépenses associées à la recherche de profils qualifiés (diffusion d’annonces, services de cabinets spécialisés…), à la rémunération, au temps alloué à l’intégration par les autres salariés, à la formation ou encore à la restructuration de l'activité après le départ du salarié.
L’onboarding RH permet également de déceler plus rapidement les erreurs de recrutement pour mieux rebondir.
L’onboarding RH correspond littéralement au fait « d’embarquer » le nouveau salarié dans la dynamique de l'entreprise. Pour monter ce plan d'action, il faut pouvoir situer son application dans le temps. Quand commence et quand s'arrête l’onboarding accompagné par le service RH ? À l’arrivée du salarié, et jusqu’à l’issue de la période d’essai ? Pas exactement.
Le processus d’onboarding RH commence bien avant le premier jour dans les locaux. Le contenu de la fiche de poste transmet déjà des informations cruciales sur la culture de l’entreprise et sur les missions. Une fois le bon profil sélectionné, l'onboarding du salarié peut commencer. Après plusieurs mois d'accompagnement, si l'employé a trouvé ses marques, on ne parlera plus d'onboarding mais de suivi RH.
À l'issue d'un onboarding réussi, le nouveau collaborateur peut continuer sa progression sur des bases solides.
Le plan d'intégration des futurs collaborateurs ne se résume pas à une check-list d’onboarding figée. Il doit pouvoir évoluer en fonction des feedbacks, qu’il s’agisse de retours d’expérience négative et positive.
Après l'acceptation du profil du candidat, le service RH collecte les renseignements essentiels à la constitution de son contrat de travail. Ces échanges sont l'occasion de préparer la première journée du futur salarié.
Cela passe par des informations très concrètes comme les codes d'accès, les horaires, le ou les noms du ou des référents... Des conseils plus informels sont aussi les bienvenus. Par exemple les habitudes de communication à l'oral : langage soutenu et vouvoiement, ou ambiance plus conviviale où le tutoiement est privilégié.
Ces informations auront pu être notées par le candidat au cours du ou des précédents entretiens. Néanmoins, à ce stade mieux vaut risquer de se répéter que de mettre le futur salarié dans une situation inconfortable.
L'organisation scrupuleuse du premier jour permet d'éviter les temps morts et d’améliorer la qualité des premiers échanges. L’onboarding RH du nouvel arrivant concerne l'ensemble des employés, et plus spécifiquement les collaborateurs de son service. Le pôle RH doit s'assurer de la disponibilité de chacun pour le jour J.
Avec le développement du télétravail, ces précautions sont essentielles. Si certains collaborateurs ne peuvent pas être présents au bureau, une visioconférence peut suffire à créer le contact. Cela suppose d'avoir pris quelques dispositions au préalable (réservation de la salle, création des accès, envoi des invitations…).
Idéalement, le collaborateur doit à ce stade :
Avec le responsable hiérarchique, le pôle RH peut prévoir une liste d'objectifs. Pour les atteindre, le nouvel arrivant devra exploiter les ressources techniques et humaines à sa disposition. Plus l’immersion commence tôt, plus les éventuels freins seront détectés rapidement.
Cette étape peut aussi consolider l'engagement et la motivation des autres collaborateurs s'ils se sentent pleinement investis dans le processus.
Les points d'étape avec les référents, les responsables et le service RH permettent d'ajuster les objectifs et les outils en fonction de la progression du nouvel arrivant.
Le salarié doit se sentir suffisamment en confiance pour les communiquer sans filtre. Les qualités relationnelles du personnel RH font ici la différence.
Le nouveau collaborateur ne doit pas hésiter à solliciter le service des ressources humaines en dehors des rendez-vous prévu au planning de l’onboarding. La fin de la période d'essai est vite arrivée et, à son terme, il sera trop tard pour corriger le tir.
À l’issue d’un processus d’onboarding, le rapport d’étonnement livre les impressions du salarié sur son intégration. Toutes les critiques constructives sont bonnes à prendre et garantissent l'amélioration continue du processus.
La prise en compte des retours du salarié est aussi une manière de lui signifier que son travail et son appréciation sont valorisés au sein de l'entreprise. L'évolution du processus d’onboarding et donc un axe de fidélisation et de rétention des talents.
Compte tenu des enjeux RH autour du recrutement et de l’onboarding, les entreprises ont tout intérêt à investir dans des solutions intégrant des fonctionnalités RH spécifiques.
gedly, spécialiste de la GED simplifiée au service des entreprises, vous propose d'intégrer des solutions pour l'automatisation des processus d’onboarding RH administratifs.
Dès les premières heures après l’embauche, les formulaires électroniques simplifient et accélèrent les processus pour le pôle RH et le futur salarié. L'envoi de notifications aux référents et aux différents collaborateurs impliqués dans l'intégration garantit un meilleur suivi de l'organisation. Ces échanges peuvent inclure un rappel de la check-list d’onboarding RH.
Tous ces processus sont pilotés dans un environnement sécurisé de gestion électronique des documents.