La facture électronique devient la norme et pousse les entreprises à accélérer leur transition numérique. gedly vous aide à passer le cap avec des solutions ciblées par métier et par besoins.
La facture dématérialisée n’est pas qu’une formalité obligatoire. Ce format allège le traitement, raccourcit les délais et peut vous faire économiser jusqu’à 70 % du coût de gestion, par rapport au support papier. L’e-facturation simplifie aussi vos échanges avec les clients et entre les différents services de l’entreprise.
La facture dématérialisée vous permet de réduire les coûts de traitement grâce à la baisse du volume d'impression et à la suppression des frais d'affranchissement. De plus, l’accélération du traitement et la réduction des délais d'encaissement contribuent à améliorer la santé financière de l'entreprise.
Par ailleurs, l’espace auparavant dédié au stockage des factures papiers est libéré et peut être consacré à des activités plus productives pour votre entreprise. C'est une autre manière d’optimiser le coût de la location ou la somme investie dans l’acquisition du local.
La dématérialisation de la facture a toujours constitué une alternative rentable, mais elle devient progressivement une obligation légale. Pour produire et gérer des factures électroniques en toute conformité, vous pouvez vous reposer sur des outils de dématérialisation et de gestion électronique des documents (GED).
La facture électronique client est créée au format numérique. Pour ce faire, vous avez besoin d’un outil de dématérialisation des factures. Cette facture est ensuite envoyée et reçue au format électronique.
La dématérialisation de la facture client est inévitable. Toutes les entreprises sont tenues d’envoyer leur facture à l'attention des administrations publiques au format électronique. Cette obligation est en vigueur depuis 2020. D’ici 2026, toutes les entreprises seront soumises à l’obligation de facturation électronique interentreprises.
Quelle est votre situation vis-à-vis de vos fournisseurs ? Les éléments du dossier fournisseur dématérialisé vous aident à mieux maîtriser un flux documentaire potentiellement très important. La plupart des organisations gèrent plusieurs centaines de factures fournisseurs par an. La digitalisation de la facture fournisseur est donc une priorité dans les structures qui sont encore au format papier.
Pour dématérialiser efficacement vos processus de facturation, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion électronique des documents (GED).
Un outil de GED vous permet de créer des factures au format électronique, conformes aux exigences réglementaires en vigueur.
Vous pouvez ensuite transférer la facture électronique vers le centre de traitement interne. Cette plateforme de gestion vous permet d’envoyer les documents vers les services concernés ou directement aux clients avec un lien sécurisé.
La gestion centralisée simplifie l’accès aux documents et vous permet d’archiver vos factures en toute sécurité. Vos documents sont ainsi stockés en lieu sûr pendant toute la durée légale de conservation.
Depuis le 1er janvier 2020, avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire vers la sphère publique, les entreprises doivent passer par la plate-forme Chorus Pro.
Avec l'outil de dématérialisation gedly, si vous réalisez des transactions avec un établissement public, vous pouvez transmettre facilement vos factures via Chorus Pro. De leur côté, les collectivités peuvent utiliser le connecteur Chorus Pro proposé par le logiciel gedly.
À compter du 1er juillet 2024, tous les assujettis à la TVA seront en mesure de recevoir des factures électroniques. À la même date, les grandes entreprises seront soumises à l'obligation d'émission de facture électronique. La facture électronique obligatoire en transmission concernera progressivement l'ensemble des entreprises, quelle que soit leur taille, d'ici 2026.
Les entreprises ont tout intérêt à anticiper cette transition afin de choisir un outil de dématérialisation adapté à leur besoin.
L’outil gedly vous accompagne dans votre transformation digitale. Vous avez encore un grand nombre de factures papier en stock ? Vous pouvez les déposer sur votre plateforme gedly au même titre que les factures électroniques.
L'outil de GED reconnaît automatiquement les informations pertinentes de la facture : raison sociale, montant, date, référence du document… Comment ? Grâce à notre logiciel OCR (Reconnaissance Optique de Caractère).
Ces données permettent le classement automatique du document dans le bon dossier et vous aident aussi à le retrouver plus facilement. Vous n’avez qu’à saisir un mot clé, une date ou une période, et le tour est joué ! Avec le temps et selon vos habitudes, l'outil pourra même vous proposer une imputation comptable après la lecture de la facture.
La solution logicielle vous aide aussi à accélérer les paiements grâce à la mise en place d’alertes sur les factures envoyées. Ces notifications peuvent aussi concerner les documents non reçus ou non consultés.
La facture électronique fait partie d’un vaste ensemble de documents et de processus dématérialisés. Leur caractère obligatoire ne doit pas être perçu comme une contrainte, mais comme une opportunité, à saisir dès que possible. Les solutions personnalisées gedly sont là pour vous y aider.
