Depuis son prototype laser créé au début des années 1970, l’imprimante s’est révélée toujours plus rapide, plus performante, moins encombrante… Pendant des décennies, elle a accompagné les activités de l’entreprise faisant pleinement partie du parc informatique. Aujourd'hui, avec la gestion dématérialisée des documents électroniques, l'impression papier est vouée à disparaître pour les usages courants.
L'impression numérique arrive à bout de souffle dans les bureaux. Les versions électroniques des documents les plus utilisés dans l’entreprise se sont imposées jusqu’à devenir obligatoire pour certains.
La gestion électronique des documents (GED) centralise toutes les nouvelles données numériques ainsi que les documents archivés au format papier qui auront été scannés. Le processus est irréversible et, surtout, il est considérablement plus efficace. Y a-t-il encore une place pour l'imprimante en entreprise dans un environnement digital ?
L'équipement devrait trouver un nouvel élan dans les secteurs qui compte sur l'impression 3D pour ouvrir de nouvelles possibilités. La construction neuve fait partie des domaines qui intègrent progressivement ces nouveaux procédés promettant des résultats plus rapides, moins gourmands en ressources et donc plus écologiques.
Dans les bureaux, l'usage de l'imprimante est sérieusement compromis pour des raisons pratiques, économiques, réglementaires et écologiques. Alors que la GED assure le traitement, l'échange et la conservation sécurisée des données, le recul de l'impression est inévitable.
Une organisation reposant sur l'impression papier est par principe chronophage comparée à un processus 100 % numérique. Combien de temps faut-il pour réceptionner une facture électronique, la traiter et la conserver dans un coffre-fort numérique ? Toujours moins que pour imprimer la facture, la placer dans un parapheur dans l'attente d’une validation au risque de l’égarer entre temps… Après traitement, il faut classer le document aux archives dans le dossier qui convient, là encore avec un risque de perte accru par rapport à un classement numérique automatisé.
Les imprimantes dernière génération ont fait beaucoup de progrès du point de vue de la consommation en encre. Les plus efficaces et plus durables ont une durée de vie allongée, ce qui permet de rentabiliser le coût à l'achat. Certaines options sont aussi plus économiques : impression recto verso, réservoir d'encre… Néanmoins, les prix de l’encre et du papier restent un poste de dépense non négligeable.
L'imprimante en entreprise est devenue un équipement obsolète pour tous les services qui ont fait leur transition numérique : la comptabilité, les ressources humaines et même la force commerciale… Quand la version électronique remplace le format papier, les échanges et les transactions sont plus simples et plus rapides.
Il n’y a pas de retour en arrière. D’autant plus que certains processus comme la facturation électronique deviennent une obligation pour les structures qui facturent d’autres entreprises ou une collectivité. Elle peut encore être utilisée, mais son usage n’est en rien comparable à celui de l’avant-GED.
La digitalisation des processus de gestion de l'entreprise et la reconnaissance de la valeur légale des documents électroniques tombent à point nommé pour un secteur tertiaire en pleine transition écologique. Le papier, devenu le premier déchet du bureau, restait trop peu recyclé. En 2017, l’Agence de la transition écologique, Ademe, faisait état de 70 kg à 85 kg de papier par salarié en un an. Le papier représentait alors 75 % des déchets du bureau alors que seul un petit 21 % était effectivement recyclé. Avec la réduction des besoins en documents papier, la digitalisation des processus de l'entreprise devrait permettre de mieux cibler les actions de recyclage sur une moindre quantité de déchets produits chaque année.
Dans certains secteurs d'activité, l'impression a encore de beaux jours devant elle. Les nouvelles technologies, dans les domaines de la santé, de la mobilité ou encore du BTP, cherchent à exploiter tout le potentiel d’un nouveau genre d'impression.
L'impression numérique 3D promet de réduire les coûts et les délais et de donner vie à des projets jusqu'alors irréalisables. Elle permet notamment d'envisager la fabrication de produits et d'ouvrages en masse : des prothèses dans le milieu médical, des structures innovantes et écologiques dans le secteur du bâtiment…
Ces imprimantes pour entreprises deviennent des outils au service d’un métier. Elles produisent des objets qui n’ont pas d'équivalent numérique, qui ne sont pas remplaçables. C’est ici, dans ces domaines d’application, que se joue l’avenir de l’impression numérique.
L’imprimante en tant que périphérique a toujours répondu à l’outil informatique. Aujourd'hui, plus que jamais, ses nouvelles applications requièrent une puissance et une précision inégalées. Le pilotage doit être parfaitement maîtrisé pour livrer des résultats d’une grande complexité.
On observe une évolution similaire en matière de flux documentaire et de traitement des données de l’entreprise. La quantité d’information grandissante et l'élargissement des tâches confiées à la machine demandent une organisation sans faille. Pour rester maître à bord, l’entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activités, doit pouvoir compter sur des solutions de gestion électronique fiables et flexibles.
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La fin du tout papier n’a pas anéanti toutes les fonctions de l'imprimante d'entreprise. Le scanner seul ou intégré à l'imprimante n’aura certainement jamais été aussi sollicité qu'en phase de transition numérique.
Quand une structure se lance dans la digitalisation, elle doit enregistrer les documents papier au format numérique. Les originaux seront conservés selon les délais prévus par la réglementation, mais, en attendant, leur contenu pourra être consulté sans difficulté grâce à la GED.
À terme, avec la création systématique de nouveaux documents électroniques natifs pour les factures, les devis, les fiches de paie et tous les documents de l'entreprise, le scanner comme l'imprimante ne seront utilisés qu'occasionnellement.