Quel est le coût de traitement d'une facture fournisseur par une plateforme dématérialisée ?
Selon France Num, le portail numérique de la transformation des entreprises, le coût de traitement d’une facture entrante au format papier est de 15 €, alors que celui d’une facture électronique est estimé à 1,50 €. Le coût de traitement d'une facture fournisseur par une plateforme dématérialisée serait ainsi réduit de 90 % ? C’est en effet un taux régulièrement cité, mais il existe d’autres sons de cloche. Voyons cela plus en détail.
Selon un rapport de l’inspection générale des finances, le coût d’une facture électronique serait de 1 € à 2 €, contre 14 € à 20 € pour le traitement d'une facture entrant au format papier. Le gain estimé serait donc bien de l’ordre de 90 % pour une facture fournisseur.
Dans un autre rapport du ministère de l’économie et des finances rédigé en 2016, la décomposition se fait comme suit :
Le coût de traitement total d’une facture papier entrante, dans une structure bien organisée, atteint 13,80 €. Compte tenu de l’augmentation des coûts depuis 2016, et du niveau d'orientation variable dans les entreprises, l’estimation de 15 € par France Num et la fourchette de 14 € à 20 € de l’IGF semblent raisonnables.
En comparaison, selon ce même rapport, le coût de traitement d'une facture fournisseur par une plateforme dématérialisée serait de 7,50 €, soit une économie de l'ordre de 45 %. C’est moitié moins que le taux espéré de 90 %. Il convient toutefois de noter que l’estimation du coût de la facture électronique est relativement datée. Celle-ci provient d’un rapport GS1 qui remonte à mars 2010.
Plus récemment, en 2022, dans le cadre d’un avis relatif au projet de généralisation de la facturation électronique, la direction interministérielle du numérique tablait sur une économie de coût de traitement de 10 € par facture. Cela donnerait une fourchette de 4 € à 10 € pour la facture fournisseur électronique.
Les dernières fiches pratiques mises à jour par le service des finances publiques en octobre 2024, annonce une réduction du coût de traitement de l'ordre de 30 %, mais une économie financière globale de 50 % à 75 % par rapport au traitement de la facture papier.
Pour atteindre la fourchette basse du coût estimé de la facture électronique, il faut prendre en compte les gains obtenus sur tous les processus de facturation : temps de travail, nombre de litiges, délais de paiement…
Il faut aussi ajouter les frais associés à l’achat, à l'entretien et à l’alimentation du matériel pour le traitement des factures au format papier. En l'occurrence, les imprimantes ou les machines de mise sous pli automatique.
Ces frais additionnels représentent autant d'économies potentielles, mais attention, la facture dématérialisée a, elle aussi, des coûts cachés.
La dématérialisation suppose un changement profond dans l'organisation des différents services.
En phase d’adaptation, les équipes peuvent enregistrer une baisse de productivité temporaire. La qualité de la formation joue ici un rôle d'accélérateur de transition. Cette formation a un coût qu’il convient d’intégrer au budget alloué à la mise en place de la facturation électronique. Par ailleurs, le coût de dématérialisation des factures fournisseurs comprend dans un premier temps la numérisation des documents reçus au format papier.
Une fois maîtrisé, le processus dématérialisé réduit considérablement le nombre d’erreurs. Les surcoûts associés, même minime, doivent cependant être comptés dans le coût de traitement d’une facture fournisseur par la plateforme dématérialisée. Le système de gestion dématérialisé a aussi un coût initial auquel s'ajoutent les frais de maintenance des équipements, d’abonnement et de mise à jour des logiciels.
Le budget total évolue selon la taille de l'entreprise et le volume des factures entrantes à traiter. L'estimation se fait ainsi au cas par cas selon les particularités et les besoins spécifiques de chaque structure.
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