La durée de conservation des documents administratifs de l’entreprise dépend de la nature des pièces et des données concernées. Par exemple, vous pouvez supprimer le décompte des jours et horaires de travail des salariés après seulement 1 an. En revanche, certaines pièces comptables doivent rester consultables pendant 10 ans. On fait le point sur les différents délais de conservation.
Les documents des ressources humaines (RH) contiennent des informations confidentielles devant rester consultables sur demande du salarié ou des autorités publiques. Avec le pack RH gedly, ces informations sont conservées selon les délais légaux dans un espace sécurisé.
La durée des documents RH à conserver dans l'entreprise est réduite à 1 an pour la comptabilisation des jours et horaires de travail. Ce délai peut paraître relativement court au regard des autres durées de conservation légale, mais il est suffisant pour résoudre la plupart des litiges sur ce sujet.
Attention, ce décompte doit en revanche être conservé pendant 3 ans pour les salariés sous convention de forfait. Ces dispositions permettent d'aménager une durée de travail différente de la durée légale. Le délai de contrôle plus important permet ici de prévenir d’éventuels abus.
L’article L 244-3 du code de la sécurité sociale prévoit que les « cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de la fin de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues ».
La durée légale de conservation de ces documents d'entreprise est donc fixée à trois ans en plus de l’année en cours. En cas de fraude constatée, ce délai est prolongé pour atteindre 5 ans.
Le délai de trois ans vaut aussi pour la conservation des documents de taxe sur les salaires, encadrée par l'article L 169 A du livre des procédures fiscales.
La durée de conservation des documents d’entreprise est fixée à 5 ans pour ces 10 documents :
Dans les faits, certains de ces documents, ou leurs copies, sont conservés bien plus longtemps par les entreprises. C'est notamment le cas des fiches de paie et des documents émis dans le cadre d’un accident du travail.
La durée de conservation des documents civils et commerciaux de l’entreprise va de 2 ans pour les polices d'assurance à 30 ans pour certains contrats immobiliers et fonciers.
La durée des documents à conserver est de 2 ans dans l’entreprise pour les contrats de garantie sur les biens ou services fournis aux consommateurs et les autres polices d’assurance.
La durée de conservation des documents de déclaration de douane en entreprise est de 3 ans.
Les contrats commerciaux et la correspondance papier ou électronique associée doivent être conservés dans l'esprit pendant 5 ans.
Ce même délai de conservation s’applique aux documents bancaires de l’entreprise comme les talons de chèque ou les relevés.
La durée de conservation des contrats électroniques signés par les consommateurs est de 10 ans pour les montants supérieurs à une somme fixée par décret. Au premier juillet 2024, cette somme était toujours fixée à 120 €.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers sont conservés pendant 30 ans. Cela permet de respecter les dispositions de l’article 2227 du Code civil qui prévoit que les “actions réelles immobilières se prescrivent par trente ans à compter du jour où le titulaire d'un droit [connaît] les faits lui permettant de l'exercer”.
Les feuilles de présence, les rapports de gérance ou de conseil d'administration, ainsi que les rapports des commissaires aux comptes sont conservés pendant 3 ans. Les comptes annuels sont conservés pendant 10 ans.
Les statuts restent consultables pendant 5 ans après la radiation de la société du RCS ou après la perte de la personnalité morale. Les registres des PV d’assemblées et de conseils d’administration sont aussi conservés pendant 5 ans à compter du dernier PV enregistré.
La durée de conservation des documents comptables de l’entreprise est généralement fixée à 6 ans. Pour les livres et registres comptables et les pièces justificatives, ce délai est poussé à 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Les pièces concernées sont par exemple : le grand livre, le livre d'inventaire, les bons de livraison et les factures.
Les documents fiscaux sont tous soumis à la durée de conservation légale des documents d'entreprise de 6 ans. En cas d'activité frauduleuse, ce délai est allongé à 10 ans. Cela signifie que l'entreprise doit tenir à la disposition de l'administration fiscale les documents d'imposition, de déclaration de TVA ou encore de cotisation foncière des entreprises (CFE) et de cotisation sur la valeur ajoutée (CVAE).
Vous avez encore un doute sur la durée de conservation d’un document particulier ? Utilisez le simulateur du service public. Et soyez rassurés, avec gedly, tous vos documents électroniques sont conservés selon les délais légaux de conservation en vigueur. Chaque service peut ainsi fournir sur demande les informations utiles dans le cadre d’un contrôle ou d’un litige.