La signature électronique simple est le premier niveau de certification sous le règlement eIDAS. Ce type de signature n'exige pas de processus de vérification d'identité particulièrement rigoureux. Elle peut être utilisée pour les transactions qui requièrent une faible assurance en termes d'authenticité et de sécurité. La signature électronique simple est typiquement représentée par une case cochée sur un site web, une signature manuscrite scannée ou un accord donné par e-mail.
Par exemple, dans le contexte de la GED (Gestion Électronique des Documents), la signature électronique simple peut être utilisée pour des approbations internes non critiques, comme la validation de réunions internes ou la confirmation de lectures de documents non réglementés. Elle offre une solution rapide et facile pour les approbations de routine, sans nécessiter de dispositifs de sécurité complexes.
Montant en gamme de sécurité, la signature électronique avancée offre des garanties supplémentaires par rapport à la signature simple. Elle est liée uniquement au signataire et permet de détecter toute modification ultérieure du document. Pour qu'une signature soit considérée comme avancée, elle doit être créée à l'aide de données de création de signature que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif.
Selon eIDAS, la signature électronique avancée doit respecter les critères suivants :
Cette forme de signature est souvent utilisée pour des documents nécessitant une plus forte authentification, comme les contrats de travail, les accords commerciaux interentreprises ou certaines demandes administratives. Elle sécurise les transactions tout en restant relativement simple à mettre en œuvre par rapport à la signature qualifiée.
La signature électronique qualifiée représente le niveau de sécurité le plus élevé défini par eIDAS. Elle est basée sur un certificat qualifié de signature électronique, qui doit être émis par un prestataire de services de confiance reconnu. Ce type de signature offre un niveau de sécurité comparable à celui de la signature manuscrite.
Pour mettre en place une signature électronique qualifiée, l'organisation doit utiliser un dispositif sécurisé de création de signatures et collaborer avec un prestataire de services de confiance certifié. Ce niveau de signature garantit l'intégrité et l'authenticité du document de la manière la plus sûre possible.
En raison de ses garanties de sécurité renforcées, la signature électronique qualifiée est souvent requise pour des processus hautement réglementés, tels que les transactions immobilières, les déclarations gouvernementales et les contrats importants nécessitant une validation juridique formelle.
L'adoption des signatures électroniques dans les systèmes de gestion électronique des documents (GED) apporte de nombreux avantages, accompagnant les entreprises sur les besoins modernes de sécurité, d'efficacité et de conformité.
Les signatures électroniques réduisent drastiquement le temps nécessaire pour signer et approuver les documents. Les processus qui prenaient auparavant des jours, voire des semaines, peuvent être complétés en quelques heures ou minutes. Cela est particulièrement bénéfique dans des secteurs comme les ressources humaines, les achats et les ventes, où la rapidité de réponse peut être un avantage compétitif significatif.
L'intégration des signatures électroniques dans un système de GED permet de réduire les coûts associés à l'impression, à l'expédition et au stockage des documents. Cela permet non seulement d'économiser sur les dépenses matérielles, mais aussi de réduire l'empreinte écologique de l'entreprise.
Chaque signature électronique est accompagnée de métadonnées détaillées, incluant l'identité du signataire, le moment de la signature, et l'intégrité du document signé. Cela améliore la traçabilité et facilite les audits, ce qui est essentiel pour les entreprises soumises à des réglementations strictes.
Les signatures électroniques, en particulier les avancées et les qualifiées, offrent des niveaux de sécurité élevés qui protègent contre la falsification et l'usurpation d'identité. L'authentification des signataires et la validation de l'intégrité des documents sont essentielles pour maintenir la confiance dans les échanges numériques.
L'utilisation de signatures électroniques qualifiées garantit la conformité aux normes réglementaires les plus strictes, telles que le règlement eIDAS en Europe. Cela aide les entreprises à éviter les pénalités réglementaires et à maintenir de bonnes relations avec les organismes de surveillance.
Les signatures électroniques permettent une gestion documentaire à distance, facilitant ainsi les affaires dans un contexte globalisé. Les employés peuvent signer des documents de n'importe où, à l'aide de dispositifs mobiles ou d'ordinateurs, ce qui est particulièrement utile dans les périodes de travail à distance ou pour les équipes internationales.