La bonne conduite des activités de transport et de logistique est un enjeu de compétitivité pour les entreprises. Sur un marché hautement concurrentiel, une solution ciblée de gestion électronique des documents (GED) peut faire la différence. On revient sur les défis de la digitalisation du secteur et sur les fonctionnalités d’un outil de GED au service des transporteurs et des logisticiens.
Le flux documentaire du secteur transport et logistique est conséquent : lettres de voiture, documents de douane, bons de livraison, bordereaux de transport, bons de réception, bons de préparation, rapports de suivi, permis de transport, certificats de conformité et d'assurance, factures fournisseurs… Chaque pièce doit être traitée, éditée, imprimée, envoyée/réceptionnée, avant de terminer son périple aux archives.
Toute la difficulté réside dans la quantité et la fréquence à laquelle les documents de transport sont émis et échangés. Les processus doivent rester fluides pour tenir les délais et respecter les obligations réglementaires. Mais, dans ces mécaniques bien huilées, le moindre grain de sable reste susceptible de tout faire vaciller : une erreur sur le bon de commande, sur l’étiquette de transport, un défaut d’assurance… Pour le bon fonctionnement de ses activités, l’entreprise doit impérativement maîtriser les processus de A à Z.
Avec des documents générés au format papier, cette surveillance n’est pas des plus aisées. Les feuilles passent de main en main avant d'arriver à bon port et de revenir au siège pour l'enregistrement des opérations. Ce qui est en jeu, ce n’est pas seulement l'efficacité de l'entreprise, mais la qualité de ses relations avec les clients, les fournisseurs et les sous-traitants. Il en va de sa réputation sur le marché.
Dans le secteur transport, un flux documentaire essentiellement papier augmente les coûts et les délais de traitement.
Les parcs d'imprimantes sont très gourmands en papiers et en encre. Les machines doivent être entretenues régulièrement pour garantir une qualité d'impression optimale. Avec des documents qui contiennent des codes à barres ou des codes matriciels, pas question de laisser passer le moindre défaut d'alignement. Pendant une opération de maintenance ou en période de forte activité, les imprimantes peuvent être temporairement indisponibles et réduire la productivité des équipes.
La circulation des documents de transport et de gestion sur support papier est moins maîtrisable et aussi plus coûteuse. Aux frais d'approvisionnement, s’ajoutent les éventuels coûts d'affranchissement. Cela concerne par exemple l’envoi et la réception des factures fournisseurs.
Par ailleurs, la digitalisation du secteur suppose la numérisation des documents émis au format papier en vue de leur conservation dans les conditions prévues par la réglementation. Ce sont autant d'opérations supplémentaires qui alourdissent la charge de travail des services concernés.
La multiplicité des acteurs, des étapes et des documents, associée à la pression des délais, rend l'exercice particulièrement difficile sans assistance numérique. La gestion des plannings et des circuits de validation est à la fois plus précise et plus souple avec un logiciel de gestion des documents conçu pour répondre aux besoins du secteur transport.
Pour faire simple, les transporteurs et les logisticiens ont besoin d’un outil capable de générer un maximum de pièces au format digital et de faciliter le pilotage des opérations au quotidien. Les documents électroniques natifs sont plus faciles à créer, à échanger, à traiter et à archiver. En complément, l'assistance numérique permet de réduire le risque d’erreur à chaque étape du processus.
gedly propose aux acteurs du secteur des transports et de la logistique un outil spécialement dimensionné pour piloter leurs activités. La GED Transport couvre toutes les étapes de la vie du document, depuis la création, jusqu'à l'archivage. L'assistance logicielle vous accompagne également dans la gestion des plannings et dans le suivi des circuits de validation.
Vous pouvez compter sur la solution de GED secteur Transport pour toutes les opérations les plus répétitives et chronophages du processus métier : la complétude des documents des véhicules, l’émission des feuilles de route ou encore la saisie des demandes de transport. La gestion électronique des documents, c’est aussi l'automatisation des tâches, avec l’envoi automatique des factures.
Le logiciel de GED dédié au secteur des transports offre un espace unique et accessible pour la consultation des données et des documents administratifs. Tous les utilisateurs autorisés peuvent retrouver les informations dont ils ont besoin en temps réel. Les documents sont disponibles dans leur dernière version mise à jour. La circulation de l'information entre les différents acteurs est plus fluide et mieux maîtrisée.
À chaque maillon de la chaîne et pour chaque opération administrative, le gain de temps et les économies réalisées permettent à l'entreprise de rester compétitive sur le secteur très concurrentiel des transports et de la logistique.
