La valeur juridique d’une facture prouve que la marchandise a bien été vendue ou que la prestation a effectivement été réalisée. En cas de litige, l'entreprise peut réclamer les sommes dues sur la base de ce document, à condition qu’il ait été créé et transmis conformément à la réglementation.
Le code de commerce, article L441-9, impose que tout achat pour une activité professionnelle fasse l'objet d'une facturation. L’entreprise qui vend doit transmettre une facture « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services ». À défaut, l'acheteur est aussi tenu de la réclamer.
S’agissant d’un document à fonction commerciale, il détaille les conditions de vente et notamment le montant à régler. La facture sert aussi de justificatif comptable, obligatoire pour l'établissement des comptes annuels, et de support fiscal pour la collecte et la déduction de la TVA.
Une fois créé et transmis au destinataire, ce document à valeur juridique prouve qu’il y a bien eu un échange commercial.
La facture électronique est une authentique facture avec la même valeur juridique qu’un original édité au format papier. C’est pourquoi dans le cadre de l'obligation progressive de facturation dématérialisée pour les entreprises, il faut pouvoir garantir l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité du document. Ce qui n’est pas le cas de tous les formats et modes d’envoi. Quelques exemples.
Le format PDF ne fait pas partie des formes électroniques admises dans le cadre de la facturation électronique inter-entreprises. Seules les factures électroniques respectant les formats Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) et le format mixte pouvant inclure un fichier PDF, mais avec un fichier de données structurées au format XML, peuvent être reconnues comme des originaux électroniques.
La réglementation relative à l’obligation pour les entreprises établies en France d'échanger des factures électroniques prévoit que le seul mode de transmission valide se fait par l'intermédiaire des plateformes de dématérialisation partenaires ou du portail public de facturation, pour les échanges avec la sphère publique.
Lorsque la facture originale a été établie au format papier, c'est ce format qui a une valeur juridique. Sa copie scannée transmise en pièce jointe d’un email n’est pas une preuve suffisante de la réalisation de la prestation de services ou de la vente de biens.
Qu'elle soit électronique ou éditée au format papier, la facture doit obligatoirement afficher les mentions obligatoires pour avoir une valeur juridique.
À compter du 1er septembre 2026, les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises devront faire figurer des mentions supplémentaires sur la facture. Ces nouvelles mentions doivent aussi concerner les autres entreprises dès le 1er septembre 2027 :
D'autres mentions spécifiques à certaines situations viennent compléter cette liste. Par exemple, les entrepreneurs individuels doivent indiquer leur nom ou leur nom d'usage ainsi que la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, avec la mention « entreprise individuelle » ou EI. Les artisans du bâtiment doivent quant à eux préciser les références du contrat d'assurance professionnelle décennale, les coordonnées de l'assureur et du garant et la couverture géographique du contrat.
La liste des mentions obligatoires qui donne à la facture sa valeur juridique évolue ainsi selon les secteurs d’activité et les particularités de chaque structure. gedly, spécialiste de la gestion électronique de documents (GED), vous propose des outils logiciels simples et intuitifs pour des factures dématérialisées conformes sur le fond et sur la forme.