Faux. Une facture PDF n’est pas un format recevable dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.
Plus question d'envoyer une facture dématérialisée PDF en pièce jointe d’un e-mail. Quand on parle de facturation électronique, on fait référence à tout un processus garantissant l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et sa lisibilité.
La facture électronique PDF peu fiable est remplacée par l’un des formats autorisés : Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) ou mixte. Le format mixte, aussi appelé Factur-X, comprend un fichier PDF pour la lisibilité et un fichier de données structurées XML pour le traitement automatisé.
Le mode de transmission par e-mail est remplacé par des plateformes spécialisées. Contrairement à la boîte mail, le portail public de facturation ou les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) privées garantissent la traçabilité et la sécurité du processus de facturation.
La facture électronique PDF envoyée par email peut être interceptée, modifiée, supprimée… Les actions effectuées sur les documents et les différentes étapes de la transmission ne peuvent pas être retracées.
Les PDP sont des environnements maîtrisés et sécurisés, compatibles avec le traitement de factures créées dans un format électronique compatible.
Pour la dématérialisation d’une facture PDF initialement émise au format papier, c’est un peu différent. L'obligation de facturation vise la création et l'émission des nouvelles factures.
Les anciennes factures jusqu'alors conservées dans les archives matérielles de l’entreprise peuvent être numérisées afin d’être ajoutées au système de gestion électronique des documents de l’entreprise. Cela permet notamment de les retrouver plus facilement et plus rapidement pour une vérification ou un éclairage sur un historique de facturation.
En revanche, pour être valides, elles doivent avoir été scannées et conservées conformément aux exigences de l'administration fiscale. À terme, la dématérialisation d'une facture PDF ne sera plus utile, puisque toutes les factures seront des documents électroniques natifs directement disponibles depuis les PDP.