Le bulletin de paie numérique doit contenir les mêmes informations que sur les documents papier. Cette mise en place ne nécessite pas l’accord des salariés (Loi El Khomri), l’employeur doit avertir les employés un mois avant le déploiement de la solution, ou lors de l’embauche. Un salarié n’est pas tenu d’accepter un bulletin de paye dématérialisé. Si tel est le cas, il le signifie à son employeur. Lors de la distribution des bulletins numériques, Gedly identifie automatiquement les bulletins papiers et les oriente vers une imprimante.
Un bulletin coûte environ entre 0,6 € HT et 0,8 € HT (selon les quantités) par mois et par salarié. Le document est sauvegardé pour ce prix, pour l’employé, pendant une durée de 50 ans, ou bien un âge révolu de 70 ans. L’entreprise a le droit de déposer des bulletins, mais seul le salarié y a accès. Si le salarié quitte la société, il part avec son coffre-fort.
Le prix du coffre-fort numérique est celui d’un service répondants aux nouveaux besoins des entreprises.
Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé pouvant être utilisé pour le dépôt des bulletins de salaire. Au lieu de remettre en main propre le bulletin papier au salarié, l’employeur dépose la fiche de paie dématérialisée dans un espace personnel numérique. La création et la gestion de ce document au format électronique représentent un gain économique non négligeable pour l’entreprise.
Ce service est payant, mais le prix du dépôt du bulletin dans le coffre-fort numérique doit être évalué en tenant compte des économies permises par la continuité du processus dématérialisé.
Les coffres-forts numériques partagent des coûts communs et peuvent proposer différents gages de qualité ou certaines fonctionnalités qui justifient la variabilité des prix.
La sécurité du coffre-fort numérique doit toujours être assurée grâce à des protocoles de chiffrement avancés. Les données personnelles stockées sont ainsi protégées contre le risque de cyberattaque.
Le prix du coffre-fort numérique s’explique aussi par la mise à disposition et la conservation au format numérique qui facilitent l’accès et la recherche documentaire tout en étant plus économiques pour l'entreprise.
Les entreprises établies en France sont soumises à l'obligation progressive de facturation électronique. Tous les échanges avec la sphère publique sont déjà concernés, mais l’obligation de facturation inter-entreprise reste en cours de déploiement. Toutes les structures, quelle que soit leur taille, devraient être concernées d'ici le 1er septembre 2027.
Conformément aux dispositions de la loi de finances pour 2024, la réception de facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises à compter du 1er septembre 2026.
Attention à ne pas confondre cette date avec celle relative à l'émission de facture électronique. La transmission de la facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises au plus tard le 1er septembre 2027.
Le calendrier de déploiement vise en premier lieu les grandes entreprises et celles de tailles moyennes (ETI) dès le 1er septembre 2026. Après l'application aux PME et aux micro-entreprises à la rentrée 2027, toutes les structures seront concernées par l'obligation de facturation électronique.
L'objectif de cette obligation est de renforcer la sécurité et la fiabilité des transactions commerciales, ainsi que de faciliter la vérification et la tenue des comptes. La facturation électronique permet également de réduire les erreurs de saisie et les retards dans le traitement des paiements et contribue ainsi à renforcer la compétitivité des entreprises établies en France.
Les entreprises doivent s'assurer que leur système de facturation électronique est conforme aux normes techniques définies par l'administration fiscale française, notamment en ce qui concerne la sécurité des données et la traçabilité des transactions. Chaque structure peut opter pour un système de facturation interne ou pour un prestataire externe, en fonction de ses besoins et de son budget.
Quelle que soit la solution retenue, il est important d'anticiper sa mise en place avant l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions pour la facture électronique obligatoire. Le non-respect de l'obligation peut entraîner des pénalités financières pour les entreprises, sans compter le retard stratégique accumulé par rapport aux concurrents qui seront déjà passés à la gestion digitale.
Chorus Pro est une plateforme mise à la disposition des entreprises dans le cadre de l’obligation de facturation électronique. Elle concerne plus précisément les fournisseurs et leurs clients dans le cadre des marchés publics.
Chorus Pro intéresse tous les fournisseurs de la sphère publique. Autrement dit, tous ceux qui souhaitent émettre une facture à destination d’une collectivité territoriale, de l’Etat ou d’un établissement public doivent le faire via Chorus Pro. Cette obligation s'applique aux entreprises de toutes tailles.
Le fonctionnement de la plateforme Chorus Pro est assez simple. Grâce à la reconnaissance de caractères, les données identifiées sont automatiquement reportées sur le formulaire de dépôt de la facture.
Pour ce faire, l'utilisateur doit avoir préalablement créé un compte et s’être connecté à son espace personnel sur le portail Chorus Pro. Après avoir souscrit un mandat de facturation lié à une structure, il pourra librement saisir ses factures dématérialisées.
Il est aussi possible de créer une facture directement depuis la plateforme. Notez qu’avec les solutions logicielles de GED compatibles comme celles intégrées par gedly, les factures peuvent être automatiquement envoyées vers Chorus Pro.
Le portail Chorus Pro permet aux entreprises de générer des factures électroniques conformes aux normes fiscales françaises. Une fois créées et/ou déposées, les factures peuvent être envoyées et suivies très facilement.
Chorus Pro simplifie aussi les démarches pour les destinataires de la sphère publique. Les factures électroniques reçues peuvent être consultées et gérées en un seul endroit.
En plus de simplifier les processus de facturation pour les entreprises, Chorus Pro garantit la sécurité des échanges et la conformité des documents aux réglementations fiscales françaises en vigueur.
Les factures électroniques sont stockées dans le système répondant aux exigences de confidentialité relative aux informations sensibles et personnelles.
GED signifie Gestion Électronique des Documents et GEC signifie Gestion Électronique des Courriers. Ces deux solutions informatiques permettent de stocker, de classer et de gérer l’information. La différence principale entre la GED et la GEC est le type de données traitées.
Si vous ne devez retenir qu'une seule phrase pour faire la différence entre la GEC et la GED, retenez ceci : la GED vise la gestion de tous les documents de l'entreprise, alors que la GEC se concentre sur la gestion du courrier.
La GED permet de gérer les documents internes et externes, tels que les contrats, les fichiers financiers, les rapports, les dossiers de personnel, etc. Avec une solution de GED, vous pouvez stocker ces documents de manière sécurisée, les classer et les retrouver rapidement avec des critères de recherche spécifiques.
La GEC, quant à elle, se concentre sur la gestion des courriers entrants et sortants, tels que les courriers au format papier ou électronique. Elle permet de numériser ces documents pour les stocker, les consulter et les gérer en toute sécurité. La GEC peut également automatiser les processus de gestion des courriers, tels que le suivi, la distribution aux destinataires, la gestion des délais, etc.
Oui, il est possible d’avoir une GED compatible avec un outil de GEC. Il est aussi possible de s’orienter vers une GED qui inclut le traitement des courriers. Avec une solution logicielle intégrée par gedly, vous pouvez optimiser le traitement des courriers en plus de tous les autres processus du flux documentaire.